Einzelne Abwesenheitstage können im rechten Block mittels
der Funktionstaste F9 gelöscht werden.
In dieser Registerkarte werden alle Abwesenheiten erfasst. Folgende Voreinstellungen können getroffen werden:
Radiogroup ‚alle/inkl.Ruhende/Aktive/Ausgetretene’ Mit dieser Einstellung kann die Anzeige der Mitarbeiter eingeschränkt werden. Analog zum Abrechnungs- und Dienstnehmercockpit werden Austritte angezeigt (‚Alle’ oder ‚Ausgetretene’) oder weg gelassen (‚Aktive’ oder ‚inkl. Ruhende’).
Fragen Sie den gewünschten Mitarbeiter ab, oder aktivieren ihn dadurch, dass Sie den Cursor in dieser Zeile positionieren. Erfassen Sie danach bei ‚Abwesenheitsart’ U für Urlaub oder wählen den gewünschten Eintrag aus der Werteliste. In den Feldern ‚von’ und ‚bis’ erfassen Sie den Zeitraum, für den Urlaub konsumiert wurde bzw. wird. Z. B. 010505 bis 120505 für 1. bis 12. Mai 2005. 2x Enter oder Anklicken der Schaltfläche ‚erzeugen – aktuell’ trägt die Abwesenheitstage ein.
Als Urlaubstage werden jene Tage erzeugt, für die eine Normalarbeitszeit größer 0 im Dienstnehmercockpit hinterlegt wurde.
Feld ‚Nummer’: Dieses Feld bleibt beim Urlaub leer. Es wird nur für Krankenstände/Arbeitsunfälle benötigt.
Aktuell - erzeugen: Mit diesem Button wird der Urlaubsverbrauch erzeugt und rechts im Block angezeigt.
Auswahl - erzeugen: Funktion wie oben erklärt, jedoch Auswahl mehrerer Dienstnehmer gleichzeitig möglich. Z. B. bei Betriebsferien - anhaken der Checkbox bei allen Dienstnehmern im linken Block.
Hinweis: Sollte es sich beim erfassten Urlaub um einen Vorgriff handeln, erfolgt vom System eine Warnung. Diese kann durch bestätigen ‚übergangen’ werden! Gespeicherte Vorgriffe werden in roter Farbe angezeigt.
Aktuell - löschen: Durch Klicken auf diesen Button wird die ausgewählte Abwesenheitsart innerhalb des erfassten von-bis Datums gelöscht. Diese Funktion hilft, mehrere Tage in einem Schritt zu löschen.
Auswahl - löschen: Funktion wie oben, jedoch Auswahl mehrerer Dienstnehmer gleichzeitig möglich (anhaken der Checkbox pro gewünschtem Dienstnehmer im linken Block).
Einzelne Abwesenheitstage können im rechten Block mittels
der Funktionstaste F9 gelöscht werden.
Fragen Sie den gewünschten Mitarbeiter ab, oder aktivieren ihn dadurch, dass Sie den Cursor in dieser Zeile positionieren. Erfassen Sie anschließend die Abwesenheitsart für Krankenstand oder Arbeitsunfall. Bei von-bis wird der Zeitraum des Krankenstandes erfasst.
Alle Krankenstände und Arbeitsunfälle werden vom System automatisch mit einer fortlaufenden Nummer zu versehen. Sie benötigen diese Nummer später ev. um erkennen zu können, ob ein Krankenstand die Folge eines Arbeitsunfalles oder einer Berufskrankheit ist. In diesem Fall tragen Sie beim Krankenstand die gleiche Nummer ein, mit der der ursprüngliche Arbeitsunfall gespeichert wurde.
Die Nummer des Krankenstandes wird im rechten Block in der gleichnamigen Spalte angezeigt.
Standardmäßig werden die Datensätze der Abwesenheit bei 100%igem Entgeltanspruch in grün, bei 50% in gelb und bei 25% in orange angezeigt. Abwesenheiten, für die kein Entgeltanspruch besteht werden in rot angezeigt. Die Farbeinstellung kann im Register Abwesenheitsarten umgestellt werden.
Die prozentuelle Höhe des Entgelts wird im rechten Block in der Spalte %-Satz angezeigt.
Sonstige Abwesenheiten wie z. B. Pflegefreistellung, KV-Freistellungen können ebenfalls in dieser Maske erfasst werden.
Für jede Abwesenheit muss eine eigene Abwesenheitsart angelegt werden.
Danach können alle anderen Abwesenheitsarten in der Registerkarte ‚Abwesenheiten’ erfasst werden. Diese Erfassung funktioniert gleich wie das Verwalten von Urlauben.
Haben Sie Abwesenheitsarten, welche in Stunden bewertet werden sollen, ist es notwendig, dass diese Abwesenheit bereits mit der Einheit ‚Stunden’ im Register ‚Abwesenheitsarten’ angelegt wurde.
Die Vorgehensweise der Erfassung bleibt gleich, wie bei allen anderen Abwesenheitsarten. Haben Sie die Abwesenheit erzeugt und klicken anschließend im unteren Block in das Feld ‚Arbeitstage’, ändert sich dessen Bezeichnung auf ‚Stunden’.
Bitte beachten Sie, wenn Sie im Block rechts die Zeiträume ‚von’ und ‚bis’ ändern, so verändern sich auch die Stunden. Ebenfalls darauf zu achten ist, wenn sich die tägliche Arbeitszeit beim Dienstnehmer ändert, dass ggf. auch die Abwesenheiten in Stunden neu bewertet werden müssen!
Die Erfassung von zwei verschiedenen Abwesenheitsarten an einem Tag ist grundsätzlich möglich. Zu beachten ist hierbei, dass sich die Zeiten der Abwesenheiten nicht überschneiden dürfen!
Erfassen Sie die erste Abwesenheit ‚normal’, in dem Sie nach Abfrage des Dienstnehmers die gewünschte Abwesenheitsart auswählen, den Zeitraum erfassen und danach den Datensatz erzeugen. Dieser erscheint danach im unteren Block und muss nun hinsichtlich der Zeit bearbeitet werden. Ist dies erfolgt, können sie gleich in der nächsten Zeile händisch einen neuen Datensatz für die zweite Abwesenheit erfassen.
Durch Drücken des Buttons ‚Abwesenheitskalender’ öffnet sich der Kalender des vorher ausgewählten Dienstnehmers. Auf der rechten oberen Seite kann das Jahr selektiert werden.
Weiters ist es möglich, die einzelnen Abwesenheitsarten farblich hervorzuheben. Hierzu wählen Sie in den Dropdown-Menüs in der Mitte die Abwesenheitsart aus und ordnen eine beliebige Farbe zu. Ist das Kennzeichen für EFZ-Farben gesetzt, werden diese, nach ihrer prozentuell farblichen Zuordnung, verwendet. Das Farbauswahlfeld bleibt somit leer.
Bei jedem Mitarbeiter muss einmalig die Anspruchsart Urlaub hinterlegt werden. Dies kann durch einzelnes Aufrufen oder durch Auswahl aller Mitarbeiter und drücken des Buttons 'Anspruchsart zuordnen' erfolgen.
Abfrage Anspruchsart: (linke Seite ganz unten) Defaultmässig ist dieses Feld leer und die Radiogroup steht auf 'alle'. Es kann eine beliebige Anspruchsart aus der Werteliste gewählt werden, um später nur Mitarbeiter anzuzeigen, die diese Anspruchsart zugeordnet haben (Radiogroup 'zugeordnet'). Oder um nur jene Mitarbeiter anzuzeigen, bei denen diese Anspruchsart fehlt (Radiogroup 'nicht zugeordnet').
Hinweis: Verwenden Sie diese Abfragemethode um zu kontrollieren ob auch wirklich jeder Dienstnehmer eine Anspruchsart für Urlaub zugewiesen hat. Ohne Anspruchsart werden keine Urlaubsansprüche erzeugt! (Feld ‚Anspruchsart Abfrage’ = Urlaub, Radiogroup = 'nicht vorhanden'. In den Mitarbeiterblock stellen und F11 betätigen. Anschließend alle angezeigten Mitarbeiter anhaken und auf den Button 'erzeugen - Auswahl' klicken.
Radiogroup alle/inkl.Ruhende/Aktive/Ausgetretene: Mit dieser Einstellung kann die Anzeige der Mitarbeiter eingeschränkt werden. Analog zum Abrechnungs- und Dienstnehmercockpit werden Austritte angezeigt (‚Alle’ oder ‚Ausgetretene’) oder weg gelassen (‚Aktive’ oder ‚inkl. Ruhende’).
Abwesenheitsart für Zeitraum von – bis erzeugen: Um Abwesenheiten für einen bestimmten Zeitraum zu erfassen, wählen Sie aus der Werteliste Ihre Abwesenheitsart aus oder erfassen diese durch Eingabe des Anfangsbuchstabens (z. B. U für Urlaub). Anschließend wählen Sie in den von-bis-Feldern den gewünschten Zeitraum, für den Ansprüche erzeugt werden sollen.
Sie können Ansprüche für einen, mehrere oder alle Mitarbeiter erzeugen, in dem Sie bei einem Mitarbeiter den Button ‚erzeugen – Aktuell’ drücken oder nach Selektion mehrerer oder aller Mitarbeiter den Button ‚erzeugen – Auswahl’ verwenden.
Abwesenheitsart für Zeitraum von – bis löschen: Analog zum Erzeugen kann jeder Anspruch gelöscht werden. Wählen Sie die gewünschte Abwesenheitsart und den gewünschten Zeitraum von-bis aus. Sie können Ansprüche für einen, mehrere oder alle Mitarbeiter löschen, in dem Sie bei Auswahl von einem Mitarbeiter den Button ‚löschen– Aktuell’ drücken oder nach Selektion mehrerer oder aller Mitarbeiter den Button ‚löschen – Auswahl’ verwenden.
Ansprüche pro Periode: Hier werden automatisch erzeugte Ansprüche (Einträge in Farbe blau) angezeigt. Es kann aber auch jederzeit ein beliebiger manueller Eintrag (Einträge in Farbe schwarz) erfolgen. Z. B. Eintrag mit negativem Vorzeichen um bei Austritt mit Urlaubsersatzleistung den Saldo auf 0 zu stellen. Oder Überschreiben der Tage, um bei Austritt zu Aliquotieren. Ebenso können manuell Einträge erfasst bzw. mittels F9 gelöscht werden. Zusätzlich kann zu jedem Anspruch eine Notiz erfasst werden.
Einträge in blauer Farbe, die automatisch vom System erzeugt
wurden können weder mit F9 gelöscht noch überschrieben werden. Möchten
Sie solche Werte korrigieren, so kann dies nur über eine manuelle plus-
oder Minusbuchung erfolgen.
Anspruchsart: Hier werden jene Anspruchsarten angezeigt, die dem ausgewählten Mitarbeiter zugeordnet sind. Zugeordnet muss werden, wenn automatische Ansprüche erzeugt werden sollen. Eine Zuordnung ist unbedingt für den Urlaub erforderlich, nicht für den Krankenstand und nicht für Arbeitsunfall.
Automatische Aliquotierung des Urlaubsanspruches bei Austritt: Sobald bei einem Dienstnehmer der Austritt erfasst wird erfolgt automatisch die Aliquotierung des Urlaubsanspruches.
Hier werden für Abwesenheitsarten mit Grundansprüchen (wie z. B. Urlaub, Pflegefreistellung,..) die Ansprüche hinterlegt. Ausnahme hier sind die Grundansprüche bzgl. Krankenstand. Diese sind im System voreingestellt und können nicht verändert werden.
Wählen Sie zuerst einen Code für Ihre Abwesenheitsart und erfassen danach die Bezeichnung. Im Feld ‚Reihung’ werden die Abwesenheiten nummeriert (frei wählbar) und legen die Reihenfolge der Anzeige im Register ‚Ansprüche’ fest. Wird ein Hakerl bei Std. (=Standard) gesetzt, wird beim Anlegen neuer Mitarbeiter der Anspruch automatisch hinterlegt.
Als nächsten Schritt müssen jetzt den einzelnen Anspruchsarten die dazugehörigen Abwesenheitsarten zugewiesen werden.
Abwesenheitsart: Wählen Sie über die Werteliste die Abwesenheitsart aus.
Monat: Bei Eingabe des Monats (1-12) werden die Ansprüche jeweils in diesem Monat erzeugt. Dieses Feld ist vor allem dann zu befüllen, wenn das Attribut ‚Periode für Anspruchsbeginn Urlaub’ nicht ausgefüllt ist und Urlaubsjahr gleich Kalenderjahr oder Wirtschaftsjahr ist. Bleibt dieses Feld leer werden die Ansprüche nach dem Konzerneintrittsdatum, sofern vorhanden, ansonsten nach dem Eintrittsdatum ermittelt.
Verfall: Hier kann erfasst werden, wann der jeweilige Anspruch verfällt (z. B.: bei Pflegefreistellung nach 12 Monaten, Urlaub nach Ablauf von 36 Monaten). Wird dieses Feld nicht befüllt, verfällt der Anspruch nie!
Aliquotierung: Bei Aktivierung dieser Checkbox werden die Ansprüche von Teilzeitkräften automatisch aliquotiert. Z. B. Mitarbeiter, die an nicht an 5 Tagen pro Woche arbeiten.
Basis: Erfassung je nach Abwesenheitsart in Stunden/Woche oder Tage/Woche für Vollzeitmitarbeiter. Dieser Eintrag ist notwendig für die Aliquotierung der Ansprüche von Teilzeitkräften.
Aktion bei Austritt: Hier wird pro Abwesenheit festgelegt, was beim Erfassen eines Austrittsdatums beim Dienstnehmer passieren soll. ‚aliqu’ bedeutet, dass die Ansprüche bis zum Austrittstag aliquotiert werden, es erfolgt daher in den Ansprüchen eine automatische Minusbuchung. ‚verfall’ gibt an, dass ein ev. (Rest)Anspruch beim Austritt auf 0 gestellt wird. ‚keine’ – das Erfassen eines Austrittsdatums hat keine Auswirkung auf erzeugte Ansprüche.
Wird die coredat-Zeiterfassung verwendet, so findet dort
die Aliquotierung von Urlaubsansprüchen bei Austritt statt. Diese Aliquotierung
wird bei der Datenübernahme in die Lohnverrechnung übergeben. Bei solchen
Betrieben sollte der Urlaub auf ‚Aktion bei Austritt = keine’ gesetzt
werden, damit es zu keiner doppelten Ermittlung der Kürzung kommt.
Gültig von: Erfassung ab wann die Abwesenheitsart gültig ist.
Gültig bis: Abgrenzung der Abwesenheitsart. Bei Eingabe ist die Abwesenheitsart nur bis zu diesem Zeitpunkt gültig.
Im letzten Block werden die eigentlichen Ansprüche erfasst. Abgestellt wird hierbei wieder auf Tage oder Stunden. Bei der Abwesenheitsart Urlaub ist zu beachten, dass der Anspruch im ersten Urlaubsjahr nach Dienstbeginn das erste Halbjahr (Monat 1 – 6) aliquotiert werden muss und ab dem 7. Monat der Vollanspruch besteht.
Von Monat: Eingabe Monat ab dem es gültig ist.
Bis Monat: Eingabe Monat bis zu dem es gültig ist.
Wiederholung: Hier kann erfasst werden nach wie vielen Monaten der Anspruch wiederholt werden soll (z. B. alle 12 Monate, …).
Anzahl: Hier wird der Anspruch in Stunden oder Tagen erfasst.
Hier werden die möglichen Abwesenheiten pro Betrieb definiert. Z. B. Urlaub, Pflegeurlaub, Krankenstand, Arbeitsunfall, Arztbesuch, ev. Freistellungen durch den Kollektivvertrag usw.
Zuerst ist im unteren Block mindestens eine Gruppe anzulegen. Jede Abwesenheitsart ist einer Gruppe zuzuordnen. In den Auswertungen kann später nach Abwesenheitsarten einzeln oder deren Gruppe in Summe ausgewertet werden. Definieren Sie für eine Gruppe jeweils Code und Bezeichnung und speichern mit F 12.
Danach werden im oberen Block die gewünschten Abwesenheitsarten angelegt.
Code: Geben Sie hier einen Kurzcode für die Abwesenheitsart an. Dieser Code wird später auf den Auswertungen angedruckt.
Bezeichnung: In diesem Feld wird die Bezeichnung der Abwesenheitsart erfasst. Mit dieser Bezeichnung erfolgt später die Erfassung im Abwesenheitsmanagement. Z. B. Eingabe von ‚U’ für Urlaub oder wählen der Abwesenheitsart aus der Werteliste.
Gruppe/Bezeichnung: Hier wird die zuvor angelegte Gruppe zugeordnet. Nach Auswählen der Gruppe aus der Werteliste wird deren Bezeichnung automatisch angezeigt.
Einheit: hier wird festgelegt, ob die Abwesenheitsart mit Tagen oder Stunden bewertet wird. Auch für Krankenstände und Arbeitsunfälle ist die Einheit 'Arbeitstage' zu verwenden. Die korrekte Berücksichtigung von Wochenenden und Feiertagen erfolgt bei der Eingabe und über die EFZ-Berechnung.
Art: Abwesenheitsarten werden vom System vorgegeben. Es gibt hier Urlaub, Krankenstand, Arbeitsunfall/Berufskrankheit und für alle übrigen Abwesenheiten den Wert ‚Sonstige’.
Unter ‚EFZ Farbschema’ können Sie selbst die Farbe bestimmen in der erfasste Krankenstände angezeigt werden sollen. Pro %satz für Entgeltfortzahlung kann eine eigene Farbe gewählt werden.
Die österreichischen gesetzlichen Feiertage werden von coredat ausgeliefert. Dies ist der Feiertagskalender mit Code ‚A’. Dieser Kalender kann nicht verändert werden. Benötigen Sie weitere Feiertage (z. B. Karfreitag und Hl. Abend zur Gänze Dienstfrei lt. KV) so können Sie hierfür Ihren eigenen Kalender definieren. Geben Sie für einen neuen Kalender zuerst einen Kurzcode, danach eine Bezeichnung an und speichern Ihre Eingaben mit F12. Im unteren Block können Sie dann, die in diesem Kalender enthaltenen Feiertage erfassen.
Sollen alle gesetzlichen Feiertage auch im neuen Kalender enthalten sein und dieser nur erweitert werden, so verwenden Sie am besten die Schaltfläche ‚Kopieren’. Stellen Sie sich mit dem Cursor zuerst auf den Kalender, von dem die Feiertage kopiert werden sollen. Danach klicken Sie auf die Schaltfläche. Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie angeben können, auf welchen Kalender die Definition kopiert werden soll.
Ein Feiertagskalender muss im Unternehmen Lohncockpit
in den Dienstnehmervorschlagswerten hinterlegt sein. Wird bei einem oder
mehreren Dienstnehmern eine andere Feiertagsregelung benötigt, so ist
diese als Feiertagskalender anzulegen und den betroffenen Dienstnehmern
im Dienstnehmercockpit in den Attributen zuzuordnen.