Meldungscockpit

 

Das Meldungscockpit bildet die Grundlage für den elektronischen Datentransfer (ELDA) mit der zuständigen Gebietskrankenkasse.

 

Auswahl

Innerhalb des Meldungscockpits ist es ebenfalls noch möglich mittels des Trees auszuwählen, in welchem Betrieb man arbeiten möchte. Beim Einsteigen in das Meldungscockpit kann man nach folgenden Kriterien eine Einschränkung für die Dienstnehmeranzeige vornehmen:

 

Wobei eine multiple Auswahl ebenfalls möglich ist z.B.: bei den Jahreserklärungen wäre es möglich 'alle' Dienstnehmer, bei denen keinen 'Lohnzettel Finanz (L16)' vorhanden ist ('nicht vorhanden') für den Zeitraum 012003 bis 122003. Dienstnehmer, die bereits in den Vorjahren ausgetreten sind, werden nur angezeigt, wenn Ihr arbeitsrechtliches Austrittsdatum in dem ausgewählten Zeitraum fällt.

Zusätzlich ist eine Abfrage oder/und Sortierung innerhalb folgender Spalten möglich:

 

Für eine Abfrage ist es notwendig die betroffene Spalte in den Abfragemodus zu setzen und danach mit den gewünschten Abfrageparametern die Abfrage zu starten. z.B.: A%, %20, usw. Für eine Sortierung muß man ganz einfach die Spaltenüberschrift anklicken.

Die Durchführung der unten stehenden Funktionen (Meldungen erzeugen, Datei erzeugen,..) können wahlweise durch 'anhaken' Einzelner oder für ausgewählte Dienstnehmer oder für alle Dienstnehmer ausgewählt werden.

Die Standardauswahl beim Einstieg in die Maske ist 'alle' 'vorhandenen' Meldungen, ohne Einschränkung auf bestimmte Meldungen mit einem Zeitraum vom aktuellen Monat und Jahr des Betriebes (siehe Abrechnungscockpit) bis zum aktuellen Monat und Jahr des Betriebes. Die Dienstnehmer sind nach Nummer sortiert und alle Dienstnehmer sind ausgewählt.

 

Übersicht Meldungen

Im unteren Teil der Maske wird für den aktuellen Dienstnehmer eine Übersicht über alle, seine Person betreffenden Meldungen angezeigt.

 

Status der Meldung ändern

Mittels 'Werteliste' in der Spalte 'Status' kann der Status jeder Meldung geändert werden und danach die Datei neu erzeugt werden.

Ebenso können Meldungen mit einen Status 'gesendet' oder 'zu senden' auf Status 'nicht senden' gestellt werden um z.B.: eine Meldung mit Status 'zu senden' nicht irrtümlich zu übermitteln.

 

Aktuelle Meldung aktualisieren

Mit einem Klick auf diese Schaltfläche kann die aktuell ausgewählte Meldung (einfach mit dem Cursor die Meldung anklicken) aktualisiert werden.

 


Es können jedoch nur Dateien aktualisiert werden, die den Status 'zu senden' haben.
Dies ist immer vor dem Versand aller Anmeldungen erforderlich! 

 

Meldungsdetail

Mit einem Klick auf diese Schaltfläche kann in das Detail der Meldung eingestiegen werden, um dort die Detaildaten der Meldung zu ändern, zu ergänzen, zu löschen oder sie ganz einfach vor der Erstellung zu kontrollieren. Weitere Informationen kann man dem Punkt 'DN-Meldungen' entnehmen..

 

Einzeldateien erstellen

Mit einem Klick auf diese Schaltfläche kann für die ausgewählte Meldung die Datei für die Datenübertragung per Elda erstellt werden.

 

Sammeldateien erstellen

Um mehrere Meldungen mit einer Datei zu erstellen, steht Ihnen noch die Möglichkeit zur Verfügung eine Sammeldatei zu erstellen. Hierfür ist es notwendig zuerst die gewünschten Dienstnehmer und die gewünschte Meldungsart auszuwählen (pro Dateierstellung kann nur eine Meldungsart erstellt werden). Mit einem anschließenden Klick auf die Schaltfläche wird die Datei (oder Dateien – je nachdem, wie viele verschiedene Krankenkassen beteiligt sind) für alle ausgewählten Dienstnehmer erstellt.

 

Stornomeldung erzeugen

Um eine Stornomeldung zu erzeugen, muss man zuerst die Checkbox 'Stornomeldung erzeugen' bei der zu stornierenden Meldung anklicken. Mit einem Klick auf die Schaltfläche 'Sto' wird dann für jede ausgewählte Meldung eine Stornomeldung erzeugt. Bei jeder stornierten Meldung wird in der Spalte 'Storno' der Text 'storniert' als Information eingetragen.

 

Meldungen löschen

Meldungen können nur gelöscht werden, wenn diese den Status 'zu senden' oder 'nicht senden' haben. Es gibt 2 Möglichkeiten eine Meldung zu löschen:

Die erste Möglichkeit sollte eher nur für das Löschen von einzelnen Meldungen in Anspruch genommen werden, da sie für das Löschen von mehreren Meldungen bei verschiedenen Dienstnehmern zeitraubender ist.

 

Meldungen von allen DN löschen

Es ist möglich für eine Dienstnehmergruppe (oder alle Dienstnehmer) bestimmte vorhandene Meldungen mit diesem Button zu löschen. Die Auswahl erfolgt wie oben beschrieben nach Status, Meldungsart und Vorkommen und Einschränkung der Dienstnehmergruppe mittels dem Häkchen (Standardauswahl ist für alle Dienstnehmer).

Mit einem Klick auf den Button wird jeder Dienstnehmer durchsucht und eine Meldung mit der Anzahl der gefunden Treffern (die gelöscht wurden) wird geliefert. Am Ende des Aufrufes erhalten Sie noch eine Meldung über die Gesamtanzahl der gelöschten Meldungen

 

Manuelle Erzeugung

Da es nicht immer möglich ist alle Meldungen automatisch erzeugen zu lassen, besteht hier die Möglichkeit die Meldungen manuell zu erzeugen. Nach Auswahl der Meldungsart, des Zeitraumes und des Dienstnehmer kann mit der Schaltfläche 'für aktuellen DN erzeugen' eine Meldung nur für den aktuell ausgewählten Dienstnehmer erzeugt werden. Hierbei wird zuvor getroffene Auswahl per Häkchen ignoriert.

Ebenso ist es möglich Meldung für alle Dienstnehmer (oder einer Dienstnehmergruppe) zu erzeugen. Nach Auswahl der Meldungsart, des Zeitraumes und der Dienstnehmer kann mit der Schaltfläche 'für alle ausgewählten DN erzeugen' eine Meldung für die ausgewählten Dienstnehmer erzeugt werden.

 

DN-Meldungen

Durch eine Auswahl einer Meldung und anschließenden Klick auf DN-Meldungen kommt man in das Detail der Meldung (Wird keine Meldung ausgewählt wird als Standard die letzte Meldung des ersten Dienstnehmers angezeigt. Hat der erste Dienstnehmer keine Meldung bleibt die Maske leer).

Es ist auch möglich, anstatt auf DN-Meldungen mit einem Klick auf die Lupe in das Detail der Meldung einzusteigen. Im Meldungsdetail kann man die Daten der Meldung ändern, ergänzen oder löschen, damit man die korrekten Daten an die zuständige Gebietskrankenkasse senden kann. Alle rot markierten Zeilen sind, wie im Dienstnehmercockpit, Pflichtfelder. Sind diese nicht ausgefüllt, ist eine Übermittlung nicht möglich.

 

DG-Meldungen

Unter der Tabpage 'DG-Meldungen' können Beitragsnachweisungen erzeugt und die Datei für Datenfernübertragung erstellt werden.

 

Meldung erzeugen

Um eine Meldung zu erzeugen muss zuerst die Meldungsart, wie bei der manuellen Erzeugung in der Auswahl, ausgewählt werden und ein von Zeitraum und ein bis Zeitraum im Format MMJJJJ eingeben werden, Danach kann mit den Button 'Meldung erzeugen' die Meldung erzeugt werden.

Wird 'Beitragsnachweisung' ausgewählt, werden gleichzeitig auch alle Nachträge und Gutschriften der Vormonate (erfassungsgetreue Rollungen) erzeugt. Wird die Informationsmeldung: 'Es wurden x noch nicht abgerechnete DN abgerechnet' beim Erzeugen der Beitragsnachweisung angezeigt, gab es beim Erzeugen der Beitragsnachweisung noch Dienstnehmer die den Status 'abrechnen' besaßen. Sie wurden mit der Erzeugung der Beitragsnachweisung abgerechnet. Es ist daher noch mal zu überprüfen um welche Dienstnehmer es sich gehandelt hat und die Abrechnung der Dienstnehmer zu überprüfen.

 

Übersicht 'Summe für Beitragszeitraum'

Im oberen Teil der Maske wird für die aktuell ausgewählte Meldung eine Übersicht über die enthaltenen Beitragsnachweisungen angezeigt. In der 1.Spalte (Periode) steht die Periode für die eine Meldung erzeugt wurde. In der 2.Spalte (erzeugt) steht der Name jenes Mitarbeiters der die Meldung erzeugt hat. In der 3.Spalte (Spalte: erstellt am) steht das Datum der Erzeugung der Meldung. In der 4. Spalte (Summe) steht die Gesamtsumme aller Meldungen des Erstellungsdatums.

 

Übersicht 'Meldungen'

Unter der Übersicht 'Summe für Beitragszeitraum' befindet sich eine Übersicht über alle einzelnen Dienstgebermeldungen (Beitragsnachweisung) die in den Zeitraum des ausgewählten Meldungszeitraumes fallen.

 

Status ändern

Durch Aufrufen der Werteliste in Spalte 'Status' kann der Status jeder Meldung geändert werden und danach die Datei neu erzeugt werden.

Ebenso können Meldungen mit den Stati 'gesendet' oder 'zu senden' auf Status 'nicht senden' gestellt werden um z.B.: eine Meldung mit Status 'zu senden' nicht irrtümlich zu übermitteln.

 

Meldungsdetail

Im unteren Teil der Maske (des Cockpits) kann man bereits die Inhalte der Meldung ansehen. Im Detail können derzeit keine Daten geändert werden.

 

Aktuelle Meldung aktualisieren

Wird eine Meldung ausgewählt (einfach mit Cursor die Meldung anklicken) und anschließend der Button 'Aktuelle Meldung aktualisieren' angeklickt wird diese Meldung aktualisiert.

 

Stornomeldung erzeugen

Um eine Stornomeldung zu erzeugen, muss man zuerst die Checkbox 'Stornomeldung erzeugen' bei der zu stornierenden Meldung anklicken. Mit einem Klick auf die Schaltfläche 'Sto' wird dann für jede ausgewählte Meldung eine Stornomeldung erzeugt. Bei jeder stornierten Meldung wird in der Spalte 'Storno' der Text 'storniert' als Information eingetragen.

 

Datei erzeugen

Mit einem Klick auf diese Schaltfläche kann für alle, vorher ausgewählten, Meldungen eine Datei für die Datenübertragung per Elda erstellt werden. Wie beim Sammeldateien erstellen ist die Anzahl der erstellten Dateien von der Anzahl der verschiedenen Krankenkassen abhängig

Dateien können nur für Meldungen erzeugt werden die Status 'zu senden' haben.

 

Multiple DG-Meldungen

Hier können Beitragsnachweisungen für mehrere Betriebe gleichzeitig (aber unabhängig von einander für jeden einzelnen Betrieb) erstellt und übermittelt werden. Das bedeutet, dass in jedem einzelnen Betrieb eine Beitragsnachweisung erzeugt wird und diese Beitragsnachweisungen nicht aufsummiert werden.

 

Meldungen erzeugen

Zuerst müssen alle Betriebe ausgewählt werden für die eine Meldung erzeugt werden soll. Um eine Meldung zu erzeugen muss zuerst die Meldungsart, wie bei der manuellen Erzeugung in der Auswahl, ausgewählt werden und ein von-Zeitraum und ein bis-Zeitraum im Format MMJJJJ eingeben werden. Danach kann mit dem Button 'Meldung(en) erzeugen' die Meldung erzeugt werden.

Wird 'Beitragsnachweisung' ausgewählt, werden gleichzeitig auch alle Nachträge und Gutschriften der Vormonate (erfassungsgetreue Rollungen) erzeugt. Wird die Informationsmeldung: 'Es wurden x noch nicht abgerechnete DN abgerechnet' beim Erzeugen der Beitragsnachweisung angezeigt, gab es beim Erzeugen der Beitragsnachweisung noch Dienstnehmer die den Status 'abrechnen' besaßen. Sie wurden mit der Erzeugung der Beitragsnachweisung abgerechnet. Es ist daher noch mal zu überprüfen um welche Dienstnehmer es sich gehandelt hat und die Abrechnung der Dienstnehmer zu überprüfen.

 

Dateien erzeugen

Um die Dateien für die Übertragung per Elda aufzubereiten, muß hier wieder die Meldungsart ausgewählt werden.

Mit einem anschließendem Klick auf den 'erzeugen'-Button (Button mit blauen Häkchen) werden für alle ausgewählten Meldungen (oder nur für eine Meldung) eine Datei pro Institut und Betrieb erzeugt.

 

Erstellte Meldungen

Unter 'Erstellte Meldungen' kann meine Übersicht über alle Meldungen die erstellt wurden angesehen werden.

Eine Abfrage oder/und Sortierung ist innerhalb folgender Spalten möglich:

 

Für eine Abfrage ist es notwendig die betroffene Spalte in den Abfragemodus zu setzen und danach mit den gewünschten Abfrageparametern die Abfrage zu starten. z.B.: wäre es möglich, alle L16 die im laufenden Monat erzeugt wurden, anzeigen zu lassen, egal in welchen Betrieb diese erzeugt wurden. Für eine Sortierung muss man ganz einfach die Spaltenüberschrift anklicken.