Die Informationszentrale für alle einlangenden Buchungsvorgänge ist der Buchungskalender. Dieser kann pro Mitarbeiter geführt werden und beinhaltet alle Buchungsvorgänge nach Stapel, Status und Herkunftscode strukturiert.
Noch nicht freigegebene (verbuchte) Buchungsstapel können im Reiter 'Buchen' geöffnet werden und es kann jederzeit dazugebucht, oder vorhandene Buchungen können geändert oder gelöscht werden.
Eine fortlaufende Stapelnummer wird mit Hilfe der 'Werteliste' je Benutzer vergeben. Die Bezeichnung ist frei definierbar.
Erstellungstag des Buchungsstapels
Welcher Anwender hat den Stapel eröffnet.
Der Geschäfts-Prozess wird vom System eingetragen.
Anzahl der Buchungszeilen, die im Stapel eingetragen sind.
'R': Das Häkchen zeigt an, dass der Stapelinhalt von einem bereits freigegeben Stapel dupliziert wurde. Ausgelöst durch das Anklicken der Schaltfläche 'wiederholen' im Block 'freigegebene Buchungsstapel'.
Freigabedatum mit dem endgültig verbucht wurde, ausgelöst durch Aktivierung des Buttons 'freigeben'.
Inhalte gelten analog für den Budgetstapel.
Übersicht über alle freigegebene Buchungsstapel
Über den Button 'Detail (Lupe)' wird die Kurzerfassung der Buchung auf ausführliche Erfassung umgeschaltet. Bitte beachten sie die einzelnen Feldbeschreibungen.
Folgenden Einstellungen sind pro User gültig:.
Checkbox 'Ergebnis': Das vorläufige Ergebnis, inklusive der noch nicht freigegebenen Buchungen wird angezeigt.
Checkbox 'Differenz': Bei Aktivierung wird in einem kleinen Fenster die Differenz bei Aufteilungen angezeigt.
Checkbox
'Betrag Netto': Der Buchungsbetrag wird netto eingegeben, eine eventuelle
Steuer wird aufgeschlagen, nicht rausgerechnet.
Dies gilt nur wenn das steuerführende Konto im Hauptsatz angesprochen
wird.(Achtung! Gilt nicht bei ER bzw. AR da hier im Hauptsatz immer das
Personenkonto eingegeben werden muß)
Checkbox 'Split Brutto': Bei Aktivierung muss der Buchungsbetrag brutto eingegeben werden, eine eventuelle Steuer wird rausgerechnet. Nach Fertigstellung der Buchung ist jedoch immer nur der Nettobetrag sichtbar.
Checkbox 'Kond bei ER': Bei Aktivierung wird beim Buchen von Eingangsrechnungen automatisch der Konditionenblock aktiv, um ein sofortiges erfassen einer Partner Belegnummer zu ermöglichen.
Checkbox 'Beleg-Datum': Das Feld 'Beleg-Datum' wird bei Aktivierung übersprungen.
Checkbox '#': Das Feld 'Beleg-Nummer' wird bei Aktivierung übersprungen.
Checkbox 'Text': Das Feld 'Buchungstext' wird bei Aktivierung übersprungen.
Datum: Es wird immer der letzte des Monats als Buchungsdatum vorgeschlagen. Das Buchungsdatum ist ausschlaggeben für die Hinzurechnung der Steuer in die Umsatzsteuervoranmeldung.
Der Name des zur Buchung ausgewähltem Konto, und seinem Saldo (inkl. aller offenen Buchungstapel) wird angezeigt.
Es wird der Fremdwährungssaldo angezeigt, wenn Sie bei Konto die entsprechende Währung hinterlegt haben.
Auswahl des Buchungstyps mit Hilfe der Werteliste. Weitere Buchungstypen können selbst definiert werden.
Die Belegnummer wird bei jeden Buchungstyp mitgespeichert. Bei der Definition der Buchungstypen kann gesteuert werden, ob die Belegnummer automatisch pro neuen Buchungssatz erhöht wird. Solange eine Buchung nicht Soll/Haben-Gleichheit erreicht, wird immer wieder die gleiche Nummer vorgeschalgen.
Als Belegdatum wird in der ersten Zeile das Buchungsdatum eingesetzt. Ab der 2. Zeile das Datum, das in der vorherigen Zeile verwendet wurde.
Es ist gleich, ob mit dem Soll oder der Haben – Konto begonnen wird. Die Buchungssätze werden nach der Bruttomethode behandelt. Der Betrag wird um die enthaltene Umsatzsteuer entlastet. Im Stapelkopf befindet sich eine "Check Box" falls buchen nach der Nettomethode vorgezogen wird.
Kontosuche nach Kontonummer: z.B. Ein Erlöskonto in der Klasse 4 nehmen wir an das Konto 4020: Geben sie eine Zahl ein und bestätigen sie mit der Taste. Sie befinden sich in der Werteliste aller Konten. Mit Eingabe "4" wird nur mehr die Klasse "4" angezeigt. Erfassen sie eine "0" dazu, erhalten sie nur mehr eine Auswahl aller Konten, die mit "40xx" beginnen. Analog "402x" das Ergebnis:
Kontosuche nach Bezeichnung. Z.B. Ein Erlöskonto in der Klasse 4 nehmen wir an das Konto 4020: Geben sie einen Buchstaben ein und bestätigen sie mit der Taste. Sie befinden sich in der Werteliste aller Konten. Mit Eingabe "I" werden nur mehr Konten die mit "I" beginnen angezeigt. Erfassen sie ein "n" dazu, erhalten sie nur mehr eine Auswahl aller Konten, die mit "In" beginnen. Bei "Inl" erhalten sie bereits:
und somit ein Ergebnis.
Nutzen sie die Dimensionen wie Kostenstelle, Kostenträger usw. müssen sie für alle nicht automatisierten Geschäftsprozesse die Dimensionsaufteilung im Buchungscockpit selbst vornehmen:
Markieren sie "Kostenstelle" und rufen sie unter "Code" mit bzw. + , die Werteliste aller Kostenstellen auf. Wählen sie und teilen sie die Kosten nach ihrem Schlüssel auf. Verfahren sie mit "Kostenträger" und den weiteren Dimensionen sinngemäß.
In der letzten Zeile erhalten sie Informationen über noch nicht – und bereits aufgeteilte Summen.
Buchen: Das Zahlungsziel – Detail:
Bei Übergabe von Rechnungen aus der Warenwirtschaft sind die Felder bereits ausgefüllt.
Für diverse Eingangsrechnungen, die direkt in der Finanzbuchhaltung erfasst werden, ist das Ausfüllen der Fremdbelegnummer und eventuelles Ändern der Zahlungskondition sinnvoll.
Buchungsart "Bank" oder selbstangelegte Buchungsart für spezielle Bank auswählen. Belegnummer und Belegdatum eingeben, Konto der Bank und Betrag der "Sollbuchung" eintragen. Konto Debitor und Betrag erfassen, rechts werden alle Offenen Posten "OP" des Debitors angezeigt.
Besonders "Goodie":
Geben sie bei der Bankbuchung statt eines Betrages die auszuziffernde Rechnungsnummer mit einem vorgestellten # ein:
das Programm macht daraus:
auch die OP-Auszifferung wird direkt vorgenommen.
Ausziffern über Offene-Posten-Details
Skontobeträge werden innerhalb der Fälligkeit je nach Zahlungskondition automatisch vom Programm vorgeschlagen.
Belegnummer, Belegdatum und Personenkonto eingeben. Fremdwährungsbetrag direkt in die SOLL oder HABEN Spalte eingeben, dieser Betrag wird als Fremdwährungsbetrag behandelt, der umgerechnete öS-Betrag wird in die Buchungsspalte eingesetzt.
Der gespeicherte Kurs kann auf den effektiv von der Bank abgerechneten Kurs abgeändert werden.
Buchen mit Erwerbsteuer:
Die Gegenbuchung hier z.B. auf ein Wareneinsatzkonto könnte wahlweise ebenfalls mit der Fremdwährung gebucht werden, ist aber im Normalfall kein Thema.
Beachten sie in diesem Beispiel, dass der Lieferant aus der EU, aus dem Binnenmarkt lieferte. Das Programm bucht automatisch 20% auf Erwerbsteuer gegen Verr.Kto Erwerbsteuer.
Es ist möglich, durch Überschreiben des Steuerkennzeichens "V" durch "E" ebenfalls eine Erwerbsteuerbuchung auszulösen. Der Warenwert für die "UVA" wird vom Programm richtig abgespeichert.
Buchen mit Fremdwährung – Offene Posten ausgleichen
Belegnummer, Belegdatum und Konto eingeben. Knopf drücken. Fremdwährung auswählen, der Kurs wird aus der Tabelle vorgeschlagen und wird hier auf den tatsächlich von der Bank abgerechneten Kurs ausgebessert. Fremdwährungsbetrag eingeben, der umgerechnete öS-Betrag wird in die Buchungsspalte eingesetzt.
Jetzt könnte hier einfach der OP "134" mittels Check-Box ausgeziffert werden. Die weiteren Buchungen betreffend Kursdifferenz und Skonto würde vom Programm selbstständig erledigt werden.
Zur besseren Darstellung sehen wir uns den Fall über die Offene-Posten-Details an:
Mittels Bestätigung auf der "Check-Box" wurde die Belegnummer "134" ausgeziffert. Selbstständig wurde vom Programm ein berechtigter Skonto von USD 20,- erkannt und vorgeschlagen.
Weiters wurde eine Kursdifferenz von öS 473,94 zwischen dem Buchkurs von 15,73 und dem von der Bank abgerechneten Kurs von 16,20 je USD errechnet.
Alle die daraus resultierenden Buchungen werden vom Programm selbstständig vorgenommen.
In der letzten Zeile erhalten sie Kontrollsummen, die schnell Überblick über die Auszifferung ermöglichen. Ob sie schon alle Beträge zugeordnet haben, oder wie viel noch zuzuordnen ist.
Über den Button erhalten sie eine Aufstellung, falls der markierte Offene Posten über mehrere Teilzahlungen ausgeziffert worden ist.
Immer wieder werden gewisse Aufwendungen für mehrere Monate auf einmal in Rechnung gestellt, bzw. bezahlt.
In diesem Detail können sie eine automatisierte Aufteilung auf beliebige Monate vornehmen lassen.
Editieren sie von / bis Monat und bestätigen sie. Die erfolgte Aufteilung wird in der Tabelle unterhalb angezeigt.