Anlage Honorarverrechnung - Stammdaten

In diesem Leitfaden wird Schritt für Schritt beschrieben, welche Einstellungen und Stammdaten Sie angeben müssen, um die Honorarverrechnung mit taxolution durchführen zu können.

Die jeweiligen Einstellungen und Anlagen sind auf der KANZLEI vorzunehmen!

BASIS/Unternehmensstruktur/Warenwirtschaft

Hier wird das Aussehen der Honorarnote bestimmt.

• Texttemplates: Öffnen Sie im Feld Prozess die Werteliste und wählen den Eintrag „Ausgangsrechnung“. Übernehmen Sie diesen in die Maske und fügen die Bezeichnung „Honorarnote“ hinzu. Aktivieren Sie die Checkbox „Ist Template als Defaulttemplate (Standardtemplate)?“

• Templatelayout: Wählen Sie in der Werteliste bei Template den Eintrag „Honorarnote“. Anschließend können Sie mittels Textbausteinen das Aussehen Ihrer Honorarnote gestalten. Im Feld Bausteinposition können Sie folgende Einträge aus der Werteliste wählen:
  - Kopf (der Unternehmenskopf (Absender) ist fix hinterlegt und wird aus den Daten der Unternehmensstruktur automatisch übernommen. Eine neuerliche Definition ist hier nicht notwendig)
  - Text Anfang (Text zwischen Empfänger und Tätigkeitsblock)
  - Text Ende (Text nach dem Tätigkeitsblock)
  - Fuss (Fusszeile am Einde der Seite)
  Nach Auswahl einer Bausteinposition können vorhandene Textbausteine aus der Werteliste gewählt werden. Haben Sie noch keine Textbausteine definiert, klicken Sie auf die Schaltfläche „Texte definieren“. Nach Abspeichern des Bausteins zur Position wird rechts der enthaltene Text angezeigt.

• Einstellungen: Möchten Sie für bestimmte Prozesse (z. B. Honorarnote, Angebot) einen automatischen Historyeintrag erzeugen, so setzen Sie hier den entsprechenden Parameter auf „J“ und geben den Kurzcode der Historyart an. Diese Historyarten müssen dann mit dem gleichen Code unter History & Documents/Einstellungen History angelegt werden.

• Projekt-Einstellungen: Folgende Einstellungen sind zwingend für die Honorarverrechnung vorzunehmen:
  - welcher Dimensionsart (CODE) wird ein Projekt zugeordnet? = PROJEKT
  - Dürfen Arbeitspakete in FIBU und WWS verwendet werden = J
  Im Buchungscockpit können somit Buchungen zusätzlich auf Projekte und Arbeitspakete verbucht werden. *??*ToDo: Aconto-Zahlungen können beim Buchen Arbeitspaketen zugeordnet und so auf der Honorarnote in Abzug gebracht werden.
  - Soll Projekt als Dimension angelegt werden? = J
  dieser Parameter muss immer auf J gesetzt werden, um die Arbeitspaketelogik in den Projekten zu aktivieren
  - Soll bei aktivieren des Projekts automatisch Auftrag angelegt werden = J
  - Darf Projektnummer im nachhinein geändert werden (J/N)
  Für jedes Projekt kann automatisch oder händisch eine Nummer vergeben werden. Diese wird auf der Honorarnote angedruckt. Geben Sie hier an, ob diese Nummer jederzeit wieder geändert werden darf.
  - Ist Arbeitspaketeingabe in Leistungserfassung pflichtig? = J
  ist dieser Parameter auf N gesetzt, können Leistungen ohne Arbeitspaket erfasst werden. Daraus ergibt sich, dass offene Leistungen in der Maske Honorarverrechnung nicht angezeigt werden!
  - Muss Tätigkeit für Leistungserfassung in Projektdefinition hinterlegt sein? J/N
  Wenn Sie diesen Parameter auf N setzen dürfen alle Tätigkeiten zu jedem Projekt und Partner erfasst werden. Setzen Sie den Wert auf J, muss pro Partner und Projekt definiert werden, welche Tätigkeiten in der Leistungserfassung beim Partner und Projekt verwendet werden dürfen.
  - Automatische Projektarchivierung (J/N)
  In der Maske Angebot, Projekte wird bei J ein weiteres Register eingeblendet. Dort können dann geplante Kosten und Umsätze mit IST-Werten verglichen und monatlich verspeichert werden.

• Leistungserfassung-Einstellungen: Hier werden folgende Parameter für die Honorarverrechnung benötigt:
  - Sollen abgeschlossene Leistungen in KORE gebucht werden (J/N)
  Bei J werden alle Leistungszeilen im Kosterechnungscockpit verbucht. Ist dieser Parameter auf J müssen später in den Arbeitspaketen die jeweiligen Erlöskonten für diese Verbuchung angelegt werden.
  - Welcher Dimensionsart (Code) wird ein MA zugeordnet
  Haben Sie den obigen Parameter auf J gesetzt, können Sie hier entscheiden unter welcher Dimensionsart die abgeschlossenen Leistugen in der Kostenrechnung gebucht werden sollen (z. B. Kostenstelle, Profitcenter etc.). Dieser Dimensionsart muss dann auch der Mitarbeiter zugeordnet werden.
  - Plausibilitätsprüfung Leistungserfassung – Anwesenheitszeit (J/N)
  Diesen Parameter benötigen Sie nur, wenn die Arbeitszeit der Mitarbeiter mit Hilfe des Programmes Time Management aufgezeichnet wird.
  - Leistungserfassung X Tage zurück
  Geben Sie die Anzahl der Tage an, in denen nachträglich Leistungserfassung eingegeben werden kann.
  - Historyart für gekennzeichnete Tätigkeiten in Leistungserfassung
  In den Stammdaten der Tätigkeiten kann definiert werden, dass für jede Leistungszeile auf dieser Tätigkeit auch ein History-Eintrag generiert wird. Hier wäre der Code für die Historyart einzugeben. Dieser Code muss dann auch in den Einstellungen History eingetragen werden.

Workflow & History/Aktivitäten - Termine/Definition Workflow/Tätigkeiten, Leistungen

Hier müssen die Stammdaten für die Tätigkeitsanlage sowie die Tätigkeiten selber definiert werden.

Benötigt wird:

• Einheitsart Stunden (Code Std. falls noch nicht vorhanden)

• Tätigkeitsgruppen

• Tätigkeiten

Workflow & History/History & Documents/Einstellungen History

Nur wenn Sie in der Unternehmensstruktur angegeben haben, dass bei bestimmten Prozessen ein automatischer Historyeintrag erfolgen soll, müssen hier Daten erfasst werden.

Die in der Unternehmensstruktur hinterlegten Historyarten müssen Sie nun in der Maske Einstellungen History im Register Typen anlegen.

Geben Sie zuerst Code aus der Unternehmensstruktur im Feld History-Typ an. Danach können Sie eine genaue Bezeichnung dafür erfassen.

Human Resources/User Management/Definition User/Attribute Mitarbeiter

Beim Anlegen von Mitarbeitern am System ist zwingend eine Gruppe beim Mitarbeiter zu hinterlegen. Erfassen Sie hier im Register Gruppen die gewünschten Werte.

Human Resources/User Management/Definition User/Mitarbeitercockpit

Hier müssen alle Mitarbeiter, die am System arbeiten angelegt werden. Dies ist auch Voraussetzung um Leistungserfassung vornehmen zu können.

Überprüfen Sie hier nochmals die Daten der angelegten Mitarbeiter. Für die Leistungserfassung und Honorarverrechnung ist wichtig, dass im Register Detail die Arbeitszeit sowie die Stundenkosten angegeben sind.

Haben Sie in den Leistungserfassung-Einstellungen hinterlegt, dass erledigte Leistungen in KORE gebucht werden sollen, dann müssen Sie die Mitarbeiter auch beim entsprechenden Dimensionscode einer oder anteilsmässig mehreren Dimensionen zuordnen (Kostenstelle, Profitcenter etc.).

Partner Management/Honorarverrechnung/Definition Honorarverrechnung/Attribute Honorarverrechnung

Folgende Definitionen sind hier vorzunehmen:

• Partnergruppen

• Verkaufspreisliste

• Einkaufspreisliste

Partner Management/Honorarverrechnung/Definition Honorarverrechnung/Projekt & Tätigkeitsschablonen

• Arbeitspakete: Arbeitspakete werden auf der Honorarnote neben den Tätigkeiten angedruckt. Weiters werden in der Maske Honorarverrechnung die nicht verr. Leistungen nach einzelnen Arbeitspaketen gegliedert dargestellt. Arbeitspakete sind daher z. B. die monatlichen Perioden (für Buchhaltung und Lohnverrechnung), jährliche Perioden (Jahresabschluss).
  Geben Sie zuerst einen Kurzcode des Arbeitspaketes an und danach die genaue Bezeichnung. Der Kurzcode wird auch auf der Honorarnote angedruckt.
  Haben Sie in der Unternehmensstruktur hinterlegt, dass abgeschlossene Leistungen automatisch in der KORE verbucht werden sollen, so müssen Sie hier auch pro Arbeitspaket ein Konto angeben, auf das die Leistungen gebucht werden.
  Im Feld „zu Arbeitspaket“ können Pakete zu einem anderen Arbeitspaket untergeordnet werden. Z. B. Arbeitspaket „01 - Jänner“ gehört zu Arbeitspaket „monatliche Leistungen“.
  Geben Sie im letzten Block auch noch Tätigkeiten dazu an, so dürfen nur diese in der Leistungserfassung für das Arbeitspaket verwendet werden.

• Projekt Schablonen: Jedem Partner muss für die Honorarverrechnung ein Projekt zugeordnet werden. Um dies nicht jedesmal händisch anlegen zu müssen, können Sie hier ein Projekt anlegen, dass Sie dann auf mehrere Partner kopieren.

Vergeben Sie zuerst einen Projektkurzcode sowie einen Projektnamen (z. B. 2002 – Honorar 2002). Der Projektname wird auch auf der Honorarnote dann angedruckt.

Sie können 1 Projekt anlegen, dem sie alle Arbeitspakete zuordnen, oder mehrere Projekte mit bestimmten Arbeitspaketen. Z.B. Projekt „jährliche Leistungen“ zugeordnete Arbeitspakete sind die jährlichen Perioden 2001, 2002 etc. Diese Version hat den Vorteil, dass monatliche Perioden nicht irrtümlich auf jährliche Tätigkeiten oder Projekte erfasst werden können.

Die bereits definierten Arbeitspakete sehen Sie im rechte Block. Mit der Schaltfläche „markiertes Arbeitspaket übernehmen“ können Sie es der Projektschablone zuordnen.

Partner Management

Business

Definition Business

Artikel

Wenn Sie Anzahl Buchungszeilen, Dienstnehmer, Kilometer, Kopien oder Barbeträge verrechnen möchten, so sind diese als Artikel anzulegen. +Text aus Doku Business – Anlage von Artikeln

FIBU

Rule Center

Rules WW: Hier können Sie bestimmen, wie die Honorarnoten in der Kanzleibuchhaltung verbucht werden sollen. Wählen Sie oben, für welche Fibupartnergruppe Sie den Buchungssatz definieren möchten. Fibupartnergruppen sind z. B. Partner Inland mit 20 % Ust, Partner EU, Partner Drittländer usw. Im nächsten Block wählen Sie dann für welche Tätigkeitsgruppe der Buchungssatz gilt. Oder wählen Sie „alle Gruppen“, dann werden alle Leistungen für diese Fibupartnergruppe auf das selbe Erlöskonto verbucht.

Im nächsten Schritt wählen Sie unter „Subprozess“ den Wert „Ausgangsrechnung“ aus. Markieren Sie darunter den Eintrag „Erlösdetail“ und vergeben anschliessend das Erlöskonto, auf das die Buchung erfolgen soll. Sie können hierzu im Feld Gegenkonto die Werteliste aufrufen. Weiters kann ein Buchungstext definiert werden sowie die Buchung auf Dimensionen aufgeteilt werden.

FIBU

Basis

Partner

Hier legen Sie jeden Klienten als Partner (Debitor) an. Dieser Partner wird dann für die Leistungserfassung, Projektverrechnung und Kanzleibuchhaltung verwendet. Sie können Ihre Partner hier in Partnergruppen, Fibupartnergruppen einteilen, sowie einen abweichenden Rechnungsempfänger hinterlegen.

Haben Sie alle diese Schritte durchgeführt, können Sie beginnen jedem Partner ein Projekt zuzuordnen, Leistungserfassung vorzunehmen und die Honorarverrechnung durchzuführen. Genaueres hierzu lesen Sie in der Dokumentation Hyperlink Doku Hono

Anmerkung:

Für die laufende Honorarverrechnung ist es ev. erforderlich, dass ein Mitarbeiter Leistungserfassung für andere erfassen oder korrigieren kann. Dafür muss diesem Mitarbeiter eine eigene Berechtigung erteilt werden. Rufen Sie hierzu die Maske Organisations – Tätigkeitsberechtigung auf. Diese befindet sich im Paket Workflow & History im Menü Administration.

Wählen Sie im linken Block den Mitarbeiter, der für andere Leistungserfassung durchführen darf. Im rechten Block ordnen Sie die Mitarbeitergruppen bzw. Mitarbeiter zu, für die Leistungserfassung korrigiert werden darf. Danach müssen Sie noch die letzte Checkbox „berechtigt für Fremdleistungserfassung (Mitarbeiter frei wählbar) aktivieren!