Kontrollieren Sie zuerst, ob der Betrieb auch
in dem Monat steht, das Sie jetzt abrechnen möchten. Diese Information
sehen Sie im Abrechnungscockpit in der 1. Registerkarte, rechts oben unter
'Workflow'.
Steht der Betrieb noch im Vormonat, so klicken Sie auf den Button 'Monatsabschluss'.
Führen Sie vor der Abrechnung eventuell notwendige Änderungen bei den Dienstnehmern durch. Dies können z. B. sein: Pendlerpauschale erfassen, Alleinverdienerabsetzbetrag, Änderung an Fixbezügen usw.
Abrechnungscockpit:
Die Radiogroupeinstellung sollte auf 'inkl. Ruhende' stehen.
Zuerst übernehmen Sie die Fixbezüge des aktuellen Monats. Hierfür klicken
Sie im Abrechnungscockpit in der ersten Registerkarte auf den Button 'Übernahme
Fixbezüge'. Es öffnet sich anschließend ein Fenster, in dem das aktuelle
Monat vorgeschlagen wird. Bestätigen Sie diese Parameter mit der Schaltfläche
'Ausführen' oder mit der Funktionstaste F12.
Sollte Ihr aktuelles Abrechnungsmonat eines sein, in dem auch Sonderzahlungen
(UZ/WR) fällig sind, so klicken Sie weiters auf den Button 'Periodische
Lohnarten'. Bestätigen Sie hier auch mit F12.
Haben Sie manuelle Eingaben (z. B. Überstunden, Reisekosten, Prämien)
zu erfassen, so wechseln Sie nun in die Registerkarte 'Bruttoerfassung'.
Hier können Sie die Dienstnehmer 'durchblättern' und bei Bedarf einzelne
Lohnarten pro Dienstnehmer erfassen.
Nach den manuellen Eingaben wechseln Sie wieder in die Registerkarte
'Nettoabrechnung'. Klicken Sie jetzt auf den Button 'Abrechnung für ausgewählte
Dienstnehmer durchführen' (große Schaltfläche rechts unten mit dem blauen
Hakerl).
Ist die Abrechnung fertig, so klicken Sie in der
Menüleiste auf den Eintrag 'Reports'. Wählen Sie den Eintrag 'Nettolohnausweis
(Lohnzettel)'. Es werden die Gehaltsausweise für alle abgerechneten Dienstnehmer
gedruckt.
Nachdem die Gehatsausweise gedruckt und ev. kontrolliert sind, können
auch die restlichen Auswertungen gestartet werden.
Ebenfalls im Abrechnungscockpit in der Menüleiste unter den Reports
befindet sich der Buchungsbeleg. Drucken Sie diesen aus und vergleichen
Sie folgende Werte:
- Soll/Haben-Gleichheit
- Summe Auszahlungsbetrag (Lohnart 991) muss die gleiche Summe sein
wie Auszahlungsbetrag der Nettolohnausweise addiert.
- Auf der Finanzamtsabrechnung werden Lohnsteuer, DB, DZ angezeigt.
Dies müssen die selben Beträge sein wie LSt, DB, DZ auf der Buchungsliste
(Lohnarten 960,962,963,95,971,972).
- Auf den Gemeindeabrechnungen wird Kommunalsteuer und UBahn-Abgabe
angedruckt. Diese Beträge müssen ident sein mit den Werten der Buchungsliste
bei Lohnart 970 und 975.
Meldungscockpit: Erzeugen Sie hier in der Registerkarte
'DG-Meldungen' den Beitragsnachweis für die aktuelle Abrechnungsperiode.
Ev. enthaltene Gutschriften und Nachzahlungen für Vormonate werden automatisch
erzeugt. Lediglich die Meldungsart 'Beitragsnachweisung' muss gewählt
und anschließend auf 'Meldung erzeugen' geklickt werden.
Nach Erstellen der Meldung finden Sie in der Menüleiste unter 'Reports'
den Eintrag 'Beitragsnachweisung'. Hier kann die Meldung ausgedruckt werden.
Vergleichen Sie die Summe der Beitragsnachweisung(en) mit der Summe
der Lohnarten 50,51,52,53,950,951,952,953,70,983,E-Card-Gebühr auf der
Buchungsliste. Beide Summen müssen wieder ident sein - eine Abweichung
im Centbereich ist zulässig.
Stimmen alle Werte, so klicken Sie auf das Diskettensymbol. Dadurch
erzeugen Sie die Dateien, die später mittels Elda an die GKK übermittelt
werden müssen.
Überweisungen: Hier werden die Überweisungsdaten
erstellt.
Erzeugen Sie zuerst einen Dienstnehmer-ZAV-Lauf für den aktuellen Monat.
In der Menüleiste unter 'Reports' können Sie diesen ausdrucken. Die Summe
dieser Überweisungen muss wieder ident sein mit dem Auszahlungsbetrag
der Buchungsliste (Lohnart 991). Ist dies nicht der Fall, dann haben nicht
alle Dienstnehmer eine Bankverbindung oder stehen auf 'Barauszahlung'.
Erfassen Sie ev. fehlende Bankverbindungen und/oder Überweisungskennzeichen
im Dienstnehmercockpit und erzeugen den ZAV-Lauf neu.
Oder es gibt Dienstnehmer, bei denen eine Barauszahlung gewünscht ist.
In so einem Fall drucken Sie zusätzlich die Barauszahlungsliste. Die Summe
von ZAV-Liste + Barauszahlungsliste muss dann mit dem Buchungsbeleg übereinstimmen.
Als nächstes wird ein Zahlungslauf für die Abgaben erzeugt. Auch diese
Daten können über den Eintrag 'Reports' in der Menüleiste ausgedruckt
werden. Die Beträge der einzelnen Abgaben sollten wieder gleich hoch sein,
wie auf dem Buchungsbeleg.
Haben Sie alle Beträge der Zahlungsläufe kontrolliert, so können Sie
durch Klicken auf das Diskettensymbol pro Lauf eine V3-Datei erzeugen.
Diese Datei können Sie der Bank übermitteln oder in ein Tele- oder Internetbankingsystem
einlesen.
Sind obige Schritte alle durchgeführt und brachten
die Kontrollen alle das gewünschte Ergebnis, so ist die Abrechnung fertig.
Vergessen Sie nicht, die Dateien der Beitragsnachweisung(en) an die
GKK zu übermitteln.
Um sicher zu stellen, dass die fertige Abrechnung nicht irrtümlich
verändert wird, sollten Sie im Abrechnungscockpit noch auf den Button
'Monatsabschluss' klicken.