Achtung! Die in diesem Leitfaden beschriebenen Kontrollen
und Abstimmarbeiten müssen VOR dem Durchführen des Monatsabschlusses.
Durch lückenhafte Wartung der Stammdaten (Dienstnehmer, Lohnarten, Institute usw.) sowie durch unsachgemäße Bedienung des Programms kann es bei den einzelnen 'Monatsauswertungen' zu erheblichen Differenzen kommen.
Fast alle dieser Differenzen können vom Anwender selbst rasch behoben werden, wenn man bestimmte Checks VOR einem Monatsabschluss durchführt. Dies hat dann zur Folge, dass Lücken in den Stammdaten und Bedienungsfehler rasch beseitigt werden und somit bald keine Differenzen mehr entstehen.
Damit Differenzen zu keinem Problem werden können, haben wir in diesem Leitfaden einige Tips aus der Praxis für Sie zusammengestellt.
Achtung! Die in diesem Leitfaden beschriebenen Kontrollen
und Abstimmarbeiten müssen VOR dem Durchführen des Monatsabschlusses.
Rufen Sie das Abrechnungscockpit auf und überprüfen Sie, ob auch wirklich alle Dienstnehmer abgerechnet wurden.
Dienstnehmer, die keine Bezüge haben und/oder noch nicht abgerechnet wurden sind angehakt (ausgewählt). Am schnellsten kontrollieren Sie das in dem Sie gleich nach öffnen des Abrechnungscockpits im Register 'Nettoabrechnung' neben 'Anzahl Dienstnehmer' ablesen wieviele 'davon ausgewählt' sind.
Wird bei 'davon ausgewählt' 0 (null) angezeigt so können Sie mit den Auswertungen beginnen und nach Kontrolle dieser den Monatsabschluss durchführen.
Sobald auch nur 1 Dienstnehmer ausgewählt ist, fehlt dieser am Buchungsbeleg. In der Folge wird er aber beim Erstellen einer Beitragsnachweisung abgerechnet und es kommt zu SV-Differenzen zwischen Krankenkasse und Finanzbuchhaltung.
Gehen Sie im Falle, dass Dienstnehmer ausgewählt sind wie folgt vor:
Wechseln Sie ins Register 'Bruttoerfassung' und fragen den Dienstnehmer ab
kontrollieren Sie den Status des Dienstnehmers
hat der Dienstnehmer Status 'ohne Bezüge' und das ist richtig (z. B. langer Krankenstand - kein Anspruch mehr auf Entgelt vom Dienstgeber) rechnen sie ihn ab.
hat der Dienstnehmer den Status 'ohne Bezüge' und das ist falsch (z. B. Fixbezug nicht vorhanden am Dienstnehmerstamm daher nicht übernommen, oder Bezüge irrtümlich wieder gelöscht) dann erfassen Sie die Bezüge des Dienstnehmers und rechnen ihn anschließend ab.
der Dienstnehmer hat den Status 'abrechnen'. Es sind Bezüge in der Bruttoerfassung vorhanden aber noch nicht abgerechnet worden. Klicken Sie in diesem Fall einfach auf die Schaltfläche 'abrechnen'. Der Dienstnehmer erhält dann den Status 'Nettolauf' und ist fertig.
Achtung! Haben Sie bereits Auswertungen an Ihren Klienten
geschickt (z. B. Nettolohnausweis) und Sie rechnen auf Grund obiger Checkliste
nochmals einen Dienstnehmer ab, dann kontrollieren Sie unbedingt ob die
neue Abrechnung mit der an den Klienten übermittelten übereinstimmt. Überprüfen
Sie auch, ob der Klient die Auswertung oder Überweisung für diesen Dienstnehmer
überhaupt erhalten hat.
Ob alle Dienstnehmer abgerechnet sind kann auch mit Hilfe eines Reports ermittelt werden. Unter Reports Dienstnehmer, Dienstnehmer Bewegungsdaten finden Sie den Menüeintrag 'Abrechnungsläufe'.
Beim Starten dieses Reports geben Sie das aktuelle Jahr und Monat ein. Beim Parameter 'Ausdruck' ist unbedingt der Wert 'erfassungsgetreu' anzugeben um richtige Werte fürs aktuelle Monat zu erhalten. Der Parameter 'Budget' wird auf N gestellt.
Beim Parameter 'Status' wählen Sie den Wert <Alle>.
Am Report (Bildschirm oder Ausdruck) kontrollieren Sie dann die Stati der Dienstnehmer. Es dürfen KEINE Dienstnehmer mit Status 'ohne Bezüge' aufscheinen. Weiters dürfen auf gar keinen Fall Dienstnehmer mit Status 'abrechnen' angedruckt werden. Ist dies trotzdem der Fall, so rufen Sie die betroffenen Dienstnehmer im Abrechnungscockpit auf und bearbeiten Sie wie im ersten Punkt dieses Leitfadens beschrieben.
Schon beim Ausdruck der Nettolohnausweise kann überprüft werden, ob alle Dienstnehmer abgerechnet sind. Hierzu gibt es den Parameter 'Prüfliste Status abrechnen drucken'. Geben Sie hier den Wert J ein.
Beim Ausdruck der Nettolohnausweise erhalten Sie am Ende eine Prüfliste. Hier werden alle Dienstnehmer aufgelistet, die nicht abgerechnet sind.
Wird trotz Einstellung des Parameters keine Prüfliste nach den Nettolohnausweisen erstellt, so sind alle Dienstnehmer abgerechnet.
Kontrollieren Sie zuerst, ob der Buchungsbeleg Soll/Haben-Gleichheit aufweist.
Gibt es beim abzuschließenden Betrieb Dimensionen (Kostenstellen), so ist der Buchungsbeleg 1x nach Kostenstellen und 1x ohne Dimensionsangabe auszudrucken.
Beide Buchungsbelege müssen die selbe Gesamtsumme ausweisen.
Beide Buchungsbelege müssen Soll/Haben-Gleicheit aufweisen.
Bei Soll/Haben-Differenzen können Sie folgende Kontrollen vornehmen:
Der Gesamtbuchungsbeleg (ohne Kostenstellen) stimmt
nicht:
Es gibt Lohnarten die nicht oder falsch kontiert sind. Drucken Sie
ein Jahreslohnkonto (Reports Dienstgeber) erfassungsgetreu, ohne Kostenstellen
aus und überprüfen Sie, ob alle Lohnarten des Lohnkontos auch richtig
am Buchungsbeleg aufscheinen (z. B. Bruttobezüge im Soll, Sachbezüge Soll
und Haben oder gar nicht kontiert etc.)
Buchungsbeleg nach Kostenstellen ist zwar Soll/Haben-gleich
aber weist einen niedrigeren Betrag auf als der Gesamtbuchungsbeleg.
Hier fehlen Dienstnehmer (Dienstnehmer haben Bezüge, denen keine Dimension
zugeordnet wurde). Dies lässt sich durch den Report 'Bruttoerfassung'
ausgedruckt erfassungsgetreu nach Kostenstellen am schnellsten überprüfen.
Auf der ersten Seite mit Überschrift *Keine* werden alle Dienstnehmer
bzw. deren Bezüge aufgelistet, wo eine Dimension nacherfasst werden muss.
Handelt es sich um einen größeren Betrieb und dieser Report wäre zu
lang, kann man vorher auch das Jahreslohnkonto nach Kostenstellen ausdrucken.
Auch hier werden auf der ersten Seite unter *Keine* alle Bezüge ohne Dimensionen
aufgelistet. Der Report Bruttoerfassung kann dann nur auf diese Lohnarten
eingeschränkt werden und wird so kürzer.
Buchungsbeleg nach Kostenstellen ist zwar Soll/Haben-gleich
aber weist einen höheren Betrag auf als der Gesamtbuchungsbeleg.
Hier haben Sie eine Rollung in Vormonate durchgeführt, in denen es
keine Kostenstellen am Dienstnehmer oder dessen Bezüge gab. Dieser Fehler
kann im Programm leider nicht mehr behoben werden. Um das zu vermeiden,
empfehlen wir den Leitfaden Dimensionen.
Buchungsbeleg nach Kostenstellen ist auch nicht
summengleich. Die Differenz liegt nur auf einer oder bestimmten Kostenstellen.
Ermitteln Sie, welche Dienstnehmer zu den Kostenstellen gehören, die
nicht summengleich sind. Geben Sie beim Starten des Buchungsbelegs im
gleichnamigen Parameter einige dieser Dienstnehmernummern an. Starten
Sie den Buchungsbeleg somit mehrmals immer mit anderen Dienstnehmernummern.
So kann eruiert werden, bei welchem Dienstnehmer(n) Soll/Haben-Ungleichheit
auftritt. Bei den betroffenen Dienstnehmern ist die Abrechnung bzw. die
Dimensioneingabe in der Bruttoerfassung zu kontrollieren und richtig zu
stellen.
Achtung! Eventuell auftretende Soll/Haben-Ungleichheiten
können nach einem Monatsabschluss nicht mehr behoben werden.
Weiters sollten die einzelnen Abgaben der Finanzamts- und Gemeindeliste mit den Beträgen des Buchungsbeleges kontrolliert werden. Hierbei kann es zu Cent-Differenzen kommen, die unberücksichtigt bleiben können.
Diese Cent-Differenzen entstehen, wenn Systemlohnarten
der Dienstnehmer (z. B. Kommst jedes Dienstnehmers) anstatt Unternehmenslohnarten
kontiert wurden.
Wie eine Kontierung vorzunehmen ist lesen Sie in der Hilfe.
Weitere Infos zu System- und Unternehmenslohnarten entnehmen Sie dem gleichnamigen
Leitfaden.
Größere Differenzen kommen von ungültigen Instituten am Dienstnehmer. In einem solchen Fall kontrollieren Sie die Finanzamts- und Gemeindedaten im Dienstnehmercockpit im Register Institute.
Überprüfen Sie dort, ob ein richtiges Institut (am Unternehmen noch
gültig) zugeordnet ist. Weiters muss das von- und bis-Datum im aktuellen
Monat gültig sein.
z. B. Abrechnung des Monats April - das von-Datum darf nicht grösser als
April sein (z. B. nicht 1.5.). Das bis-Datum darf nicht kleiner als April
sein (z. B. nicht 1. 1.). Kontrollieren Sie dabei auch die Jahreszahl.
Zu überprüfen ist auch, ob die Kontoart zum jeweiligen Institut passt. Beim Institut FA muss Kontoart 'FAST' hinterlegt sein. Für die Berechnung der Kommunalsteuer muss bei der Gemeinde die Kontoart 'KOMMST' zugeordnet sein.
Bei grösseren Betrieben können Instiute mit Hilfe des gleichnamigen Reports
(unter Dienstnehmer Stammdaten) überprüft werden.
Achtung! In den nachstehenden Punkten dieses Leitfadens
werden weitere Positionen des Buchungsbeleges (SV, Auszahlungsbetrag etc.)
mit anderen Reports und Programmen verglichen. Erst wenn der Buchungsbeleg
in allen anderen angeführten Checkpunkten übereinstimmt können Sie davon
ausgehen, dass er auch korrekt ist.
Erstellen Sie in der Maske 'Überweisungen' einen Zahlungslauf für die Dienstnehmer. Es wird rechts die Gesamtsumme angezeigt.
Kontrollieren Sie diese Gesamtsumme mit mindestens einem der folgenden Reports:
Banküberweisungsliste
Auszahlungsbetrag am Buchungsbeleg
Lohnart 991 - Auszahlungsbetrag am Report 'Jahreslohnkonto'
Differenzen können mehrere Ursachen haben. Es kann aber
auch sein, dass die Gesamtsumme des Zahlungslaufs mit der Banküberweisungsliste,
nicht aber mit dem Lohnkonto überein stimmt. Die Kontrolle mit 2 Reports
aber immer mit dem Buchungsbeleg wird daher empfohlen.
Treten Differenzen auf müssen folgende Daten überprüft werden:
Zahlungslauf stimmt mit Banküberweisungsliste überein aber nicht mit Buchungsbeleg und/oder Jahreslohnkonto:
In diesem Fall gibt es Dienstnehmer, die auf 'Kassaauszahlung'
gesetzt sind. Dies lässt sich am schnellsten mit dem Report 'Barauszahlungsliste'
feststellen. Weist dieser Report Dienstnehmer auf, so ist zu klären, ob
die Barauszahlung erwünscht ist.
Wenn nicht, müssen die Stammdaten des Dienstnehmers entsprechend korrigiert
werden.
Wenn ja muss die Barauszahlungsliste mit der Banküberweisungsliste
bzw. dem Zahlungslauf addiert werden. Diese Summe muss dann mit Buchungsbeleg
und Jahreslohnkonto überein stimmen.
Die Barauszahlungsliste ist leer. Demnach haben
alle Dienstnehmer in den Stammdaten das Attribut Überweisung auf Ja. Kontrollieren
Sie in diesem Fall die einzelnen Beträge des Zahlungslaufs mit dem 'Lohnkonto
nach Lohnarten'. Dieses Lohnkonto starten Sie mit Paramter erfassungsgetreu
und Lohnart 1 = 991.
Kontrollieren Sie jede Zeile des Lohnkontos mit dem Zahlungslauf. Am
Lohnkonto finden Sie Dienstnehmer die im Überweisungslauf fehlen. Hier
sind die Stammdaten im Dienstnehmer-Cockpit wie nachstehend beschrieben
zu überprüfen.
Es gibt Dienstnehmer die zwar auf 'Überweisung = Ja' stehen, aber keine gültige Dienstgeberbank hinterlegt haben. Bei diesen Dienstnehmern muss das Attribut 'Dienstgeber-Bank' ausgefüllt bzw. geändert werden. Wählen Sie die richtige Dienstgeberbank aus der Werteliste. Gibt es mehrere können Sie in der Unternehmensstruktur am Klienten überprüfen, welche die richtige ist. Achten Sie dabei auf die Felder 'von-Datum' und 'bis-Datum' des Instituts.
Es gibt Dienstnehmer die zwar auf 'Überweisung = Ja' stehen aber keine gültige Dienstnehmerbank haben. Fragen Sie diese im Dienstnehmer-Cockpit ab. Wechseln anschließend in das Register 'Institute'. Überprüfen Sie, ob von-Datum und bis-Datum richtig sind. Gibt es gar keine Bankverbindung des Dienstnehmers hier, dann erfassen Sie diese neu.
Erstellen sie einen 'Dienstgeber-Zahlungslauf' (Abgaben). Pro Institut wird im mittleren Block die Gesamtsumme angezeigt. Im unteren Block wird bei Rollungen eine Zeile pro Monat angezeigt.
Die Beträge pro Abgaben können wieder mit dem Buchungsbeleg, den Abgabenlisten vor dem Buchungsbeleg, dem Jahreslohnkonto oder der Beitragsnachweisung überprüft werden.
z. B. Die Summe Finanzamt aus dem Zahlungslauf muss ident sein mit der Summe der Finanzamts-Liste beim Buchungsbeleg. Sie können aber auch die Abgaben DB, DZ, LST-lfd, LSt-SZ am Buchungsbeleg addieren um auf das Ergebnis des Zahlungslaufs zu kommen (ausgen. Centdifferenzen).
Die Summe der Gemeinde-Überweisung muss ident sein mit der Summe der Gemeindeabrechnung am Buchungsbeleg bzw. mit den Lohnarten U-Bahnsteuer, Kommunalsteuer des Buchungsbeleges.
Die Summe der Überweisung an die GKK muss ident sein mit der SV-DN und SV-DG am Buchungsbeleg und mit der Beitragsnachweisung.
Achtung! Wurden im Vormonat oder im laufenden Monat Urlaubsersatzleistungen
abgerechnet kann es durch die vorauseilenden SV-Beiträge zu Differenzen
zwischen Zahlungslauf und Buchungsbeleg kommen. vorauseilende SV der Vormonate
muss zum Buchungsbeleg addiert werden, vorauseilende SV des laufenden
Monats muss vom aktuellen Buchungsbeleg abgezogen werden. Erst dann ergibt
sich die Summe des Zahlungslaufs.
Erstellen Sie die Beitragsnachweisung für das aktuelle Monat im Meldungscockpit. Nachträge und Gutschriften für Rollungen werden automatisch mit erzeugt. Daher kann es sein, dass für das aktuelle Monat mehrere Meldungen erzeugt werden. Ist dies der Fall müssen die Summen aller Beitragsnachweisungen addiert werden um eine Kontrolle vornehmen zu können.
Die Summe der Beitragsnachweisungen muss mit der Summe der Abgabenüberweisung für die GKK übereinstimmen.
Die Summe der Beitragsnachweisungen muss mit der Summe der Lohnarten 60,70,983,950,951,952,953 (KS-Gebühr, MVK, Malus, SV-DN, SV-DG) vom Buchungsbeleg überein stimmen.
Achtung! Wurden im Vormonat oder im laufenden Monat Urlaubsersatzleistungen
abgerechnet kann es durch die vorauseilenden SV-Beiträge zu Differenzen
zwischen Beitragsnachweisung und Buchungsbeleg kommen. Denn am Buchungsbeleg
sind SV-Beiträge 'erfassungsgetreu' (im Abrechnungsmonat) enthalten, auf
der Beitragsnachweisung werden Sie nach Fälligkeit berücksichtigt.
Bei Differenzen zwischen Beitragsnachweis und Buchungsbeleg muss Folgendes kontrolliert werden:
enthält der aktuelle Buchungsbeleg vorauseilende
SV-Beiträge für die Folgemonate?
Dies ist auf der letzten Seite des Buchungsbelegs ersichtlich.
Wenn ja, sind diese Beträge von der SV-Summe des Buchungsbelegs abzuziehen.
wurden in den Vormonaten Urlaubsersatzleistungen
abgerechnet, deren SV im aktuellen Monat bei der Beitragsnachweisung berücksichtigt
werden?
Dies lässt sich durch das Drucken des Buchungsbelegs der Vormonate
herausfinden.
In grösseren Betrieben kann der Report 'Ausgetretene DN mit Urlaubsentshädigung'
gestartet werden. Dort ist ersichtlich, ob eine SV-Verlängerung ins aktuelle
Monat reicht. Wenn ja, genügt es die Beträge dieser Dienstnehmer zu berücksichtigen.
Vorauseilende SV-Beiträge aus Vormonaten müssen vom aktulllen Buchungsbeleg
abgezogen werden.
Wenn der Beitragsnachweis für ein Institut (Krankenkasse
eines Bundeslandes) fehlt, so sind die Werte der Felder 'von-Datum' und
'bis-Datum' zu kontrollieren. Zuerst am Klienten (Unternehmensstruktur
- Register Institute), danach bei den Dienstnehmern, die zu dieser Krankenkasse
gehören. Welche Dienstnehmer davon betroffen sind lässt sich am schnellsten
mit dem Report 'Institute' feststellen. Beim Parameter 'Typ' geben Sie
den Wert KK ein und sortieren nach Nummern.
Die Kontoart für das Institut Krankenkasse muss immer GKK sein.
Wenn der Beitragsnachweis einen geringeren Betrag
als der Buchungsbeleg oder das Jahreslohnkonto aufweist sind die Institute
am Dienstnehmer zu kontrollieren.
Überprüfen Sie die Inhalte der Felder 'von-Datum' und 'bis-Datum' am
Dienstnehmerstamm. Zu überprüfen ist auch, ob die Kontoart korrekt ist.
Zum Institut KK muss die Kontoart 'GKK' zugeordnet sein.
Dies kann auch durch Starten des Reports Institute durchgeführt werden.