Beim Einsteigen in das Abrechnungscockpit ist eine Auswahl der Dienstnehmer nach folgenden Auswahlparametern möglich:
Alle: Es werden alle Dienstnehmer angezeigt, egal ob ausgetreten oder nicht.
Aktive: Es werden nur jene Dienstnehmer angezeigt, die kein Austrittsdatum haben.
inkl. Ruhende: Es werden alle aktiven Dienstnehmer inklusive den Austritten, die arbeitsrechtlich noch aufrecht sind (wie z. B.: Karenz), angezeigt.
Ausgetretene: Es werden nur jene Dienstnehmer angezeigt, die ein Austrittsdatum haben (egal ob es sich arbeitsrechtlich um ein noch aufrechtes Dienstverhältnis handelt oder nicht).
Zusätzlich ist eine Abfrage und/oder Sortierung innerhalb folgender Spalten möglich:
DN-Nummer
Dienstnehmername
Abrechnungsgruppe
Jahr
Monat
Tickettyp
Exekution
Dazu ist es notwendig mit der Funktionstaste F10 in den Abfragemodus zu wechseln. Anschließend werden die gewünschten Suchkriterien erfasst z.B.: A%, %20, usw. Die Abfrage wird mit der Funktionstaste F11 gestartet.
Die Abwicklung der nachstehenden Funktionen (Übernahme Fixbezüge, Erhöhung Fixbezüge,..) kann wahlweise durch 'anhaken' Einzelner, einer Gruppe ausgewählte Dienstnehmer oder für das gesamte Unternehmen (=alle Dienstnehmer) ausgeführt werden. Jede Aktion wird immer nur für die angehakten Dienstnehmer durchgeführt!
Mit dieser Schaltflächer (oder der 'Pause-Taste') gelangen sie in die Bruttoerfassung des zuvor ausgewählten Dienstnehmers.
Alle Tickets, die in der Spalte Tickettyp bereits aufscheinen, sind aktive Tickets. Mit einem Klick auf die Schaltfläche 'DN-Ticket' über der Spalte Tickettyp steigen Sie direkt in das Programm Dienstnehmer Ticket ein, sofern für den aktuell ausgewählten Dienstnehmer ein Ticket existiert. Gibt es für den Dienstnehmer kein aktives Ticket erfolgt kein Einstieg und man erhält eine Meldung: 'Es gibt kein aktives Ticket für diesen Dienstnehmer'
Ist es erwünscht trotzdem direkt in das Programm Dienstnehmer Ticket einzusteigen (ohne direkte Auswahl eines Dienstnehmers), gibt es neben der Abrechnungsperiode noch eine zweite Schaltfläche 'DN-Ticket'. Mittels dieser Schaltfläche öffnet man in die Maske Dienstnehmer-Ticket.
Hat der ausgewählte Dienstnehmer eine Exekution, so wird durch Klick auf diesen Button die Maske 'Exekutionen' geöffnet und der betroffene Dienstnehmer automatisch abgefragt. Sind keine offenen Pfändungen vorhanden, so wird lediglich die Maske 'Exekutionen' geöffnet.
Nach Auswahl der gewünschten Dienstnehmer und Anklicken der Schaltfläche 'Übernahme Fixbezüge', werden die gespeicherten Lohnarten aus den Fixlohnarten des Dienstnehmercockpits in die Bruttoerfassung übernommen.
In der Auswahl können Bezüge für mehrere Monate auf einmal übernommen werden, indem man die gewünschten Monate in 'von' und 'bis' Monat einträgt. Als Vorschlagswert wird immer das aktuelle Monat eingetragen.
Bereits übernommene Fixbezüge können mit der Checkbox 'löschen' gelöscht und neu übernommen werden. Fixbezüge können nur automatisch übernommen werden, wenn der Status des Dienstnehmers 'abrechnen' oder 'ohne Bezüge' ist!
Die Voraussetzung um diese Funktion verwenden zu können ist, dass in der Fixlohnartenwartung die Checkbox 'Erhöhen in Bruttoerfassung' angeklickt ist.
Nach Anklicken dieser Schaltfläche öffnet sich ein neues Fenster, in dem man für die Erhöhung folgende Möglichkeiten hat:
Monat: Zeitraum, ab dem die erhöhten Fixbezüge gelten. Die bereits vorhandenen werden mit Monatsletzten des Vormonats begrenzt.
Betrag: der Betrag der Fixlohnart wird um einen %Satz oder Fixwert erhöht.
Stundensatz: der Stundensatz der Fixlohnart wird um einen %Satz oder Fixwert erhöht.
Prozentsatz: %Satz, um den Betrag oder Stundensatz erhöht werden sollen.
Fixbetrag: Fixwert, um den Betrag oder Stundensatz erhöht werden sollen.
Nach Auswahl der gewünschten Berechnungsart, werden die Erhöhungen pro Dienstnehmer berechnet und in einer eigenen Tabelle am Bildschirm angezeigt. Diese Tabelle kann nochmals verändert werden (unerwünschte Zeilen gelöscht, angezeigte Werte korrigiert werden). Durch Bestätigung mit F12 oder der Schaltfläche 'ausführen' werden die Änderungen in das Dienstnehmercockpit übernommen. Bei der anschließenden Übernahme der Fixbezüge werden bereits die neuen Werte geholt.
Die Voraussetzung um diese Funktion verwenden zu können ist, dass im Unternehmen-Lohncockpit in der Registerkarte 'Periodische Lohnarten' eine entsprechende Definition vorhanden ist. Dort wird angegeben, welche Lohnarten in welchem Monat übernommen werden sollen. Weiters ist diesen Lohnarten eine berechnende Regel zuzuordnen oder ein Fixbetrag oder fixe Stunden.
Geht die berechnende Lohnartenregel von einem Betrag im aktuellen Monat aus, so sind vorher die Fixbezüge zu übernehmen!
Bei der Übernahme periodischer Lohnarten können mehrere Monate auf einmal übernommen werden, indem man die gewünschten Monate in die 'von' und 'bis' Felder einträgt. Als Vorschlagswert wird immer das aktuelle Monat eingetragen.
Ebenso ist es möglich die periodischen Lohnarten nur für eine bestimmte Abrechnungsgruppe zu übernehmen. Wählen Sie hierzu die gewünschte Abrechnungsgruppe aus der Werteliste.
Bereits übernommene periodische Lohnarten können mit der Checkbox 'löschen' gelöscht und neu übernommen werden. Periodische Lohnarten können nur übernommen werden, wenn der Status des Dienstnehmers 'abrechnen' oder 'ohne Bezüge' ist.
Diese Funktion löscht sämtliche Eingaben einer Abrechnungsperiode und stellt den Betrieb wieder in das Vormonat zurück. Bereits erfasste Rollungen können dabei wahlweise in das Vormonat kopiert oder gelöscht werden. Bei der Auswahl 'löschen' werden alle bereits erfassten Änderungen aus diesem Monat unwiederbringlich gelöscht! Über die gelöschten Änderungen wird ein Protokoll ausgegeben.
Bei dieser Aktion ist der Abrechnungsstatus der Dienstnehmer nicht relevant. Es müssen auch keine Dienstnehmer angehakt werden.
Diese Funktion wird nur in Ausnahmefällen benötigt. Wenn z. B. die fiktive MVK im Mutterschutz bereits im Vormonat geendet hat und nun um ein Monat verlänger werden soll. In diesem Fall ist zuerst am Dienstnehmer im Austrittsfenster das Datum zu ändern. Danach wird nur für diesen einen DN mit Hilfe dieser Schaltfläche ein Lauf für das aktuelle Monat erzeugt.
Mit einem Klick auf diese Schaltfläche werden alle noch nicht abgerechneten Dienstnehmer abgerechnet (egal ob ausgewählt oder nicht), die Abrechnungen werden fixiert und das gesamte Unternehmen in das nächste Monat übernommen. Ab diesem Zeitpunkt kann das Vormonat nur noch über Aufrollung geändert werden.
Wurden Dienstnehmer mit dem Monatsabschluss abgerechnet erhält man die Warnung: 'Es wurden x noch nicht abgerechnete Dienstnehmer abgerechnet'. Ebenso erhält man eine Warnung, wenn Dienstnehmer mit mangelhaft gewarteten oder fehlenden Instituten abgerechnet wurden: z. B. 'Abr. 01-31.08.2006/09: Es existieren x Dienstnehmer ohne Gemeinde'. In diesem Fall sind die betroffenen Dienstnehmer unbedingt richtig zu stellen (Dienstnehmercockpit/Institute). Danach müssen sie nochmals abgerechnet werden, da sonst zu geringe Abgaben an das betroffenen Institut gemeldet/überwiesen werden.
Durch Anklicken dieser Schaltfläche werden alle ausgewählten Dienstnehmer ab einer gewünschten Periode auf Status 'abrechnen' gesetzt. Diese Aktion ist notwendig, wenn die Dienstnehmer bereits abgerechnet wurden und eine erneute Änderung in der Bruttoerfassung oder z. B. Übernahme Fixbezüge erfolgen soll.
Mit Hilfe dieser Funktion können einzelne Lohnarten bei allen Dienstnehmern oder die gesamte Bruttoerfassung gelöscht werden. Voraussetzung ist, dass die betroffenen Dienstnehmer den Status 'abrechnen' haben.
Nach Auswahl dieser Schaltfläche öffnet sich ein Fenster, in dem angegeben werden kann welche Monate bzw. Lohnarten gelöscht werden sollen. Vorgeschlagen wird immer das aktuelle Monat. Wird im Feld 'Lohnarten' ein %Zeichen erfasst, so löscht dies unwiederbringlich alle Lohnarten aus der Bruttoerfassung. Sollen nur bestimmte Lohnarten gelöscht werden, so erfassen sie deren Nummer. Bei mehreren alle gewünschten Nummern mit Komma getrennt. Mit der Schaltfläche 'Ausführen' oder der Funktionstaste F12 wird der Löschvorgang ausgeführt.
Voraussetzung für diese Funktion ist, dass im Unternehmen-Lohncockpit in der Registerkarte 'Abwesenheiten' eine Definition erfolgt ist. Falls ja, werden hier pro Abwesenheitsart die entsprechenden Schnitte pro Tag oder Stunde berechnet.
Hier können nachträglich (nach bereits erfolgter Übernahme oder Eingabe von Lohnarten) die Kostentellen oder -träger geändert werden. Es wird bei jeder erfassten Lohnart die Dimension aus dem Dienstnehmercockpit neu geholt und zugeordnet.
Dieser Button verzweigt in die Maske 'Kollektivverträge' in der Vorrückungen, KV-Sonderzahlungen oder KV-Erhöhungen ermittelt werden können. Die Übernahme der KV-Änderungen erfolgt ebenfalls über die Maske 'Kollektivverträge'.
Hier wird die Kürzung von Bezügen im Krankenstand oder bei Arbeitsunfall errechnet. Voraussetzung für eine korrekte Berechnung ist, dass im Unternehmen-Lohncockpit die gleichnamige Registerkarte ausgefüllt wurde. Weiters muss in den Fixbezügen der Dienstnehmer gekennzeichnet sein, welche Bezüge im Krankenstand zu kürzen sind.
Durch Anklicken der Schaltfläche 'Abrechnung für ausgewählte Dienstnehmer durchführen' wird für alle angehakten Dienstnehmer die Abrechnung gestartet.
Beim Einsteigen in die Bruttoerfassung ist eine Auswahl der Dienstnehmer nach folgenden Auswahlparametern möglich:
Alle: Es werden alle Dienstnehmer angezeigt, egal ob ausgetreten oder nicht.
Aktive: Es werden nur jene Dienstnehmer angezeigt, die kein Austrittsdatum haben.
inkl. Ruhende: Es werden alle aktiven Dienstnehmer inklusive den Austritten, die arbeitsrechtlich noch aufrecht sind (wie z. B.: Karenz), angezeigt.
Ausgetretene: Es werden nur jene Dienstnehmer angezeigt, die ein Austrittsdatum haben (egal ob es sich arbeitsrechtlich um ein noch aufrechtes Dienstverhältnis handelt oder nicht).
Zusätzlich ist eine Abfrage oder/und Sortierung innerhalb folgender Spalten möglich:
DN-Nummer
Dienstnehmername
Tickettyp
SV-Tage
Jahr
Monat
Dazu ist es notwendig die betroffene Spalte in den Abfragemodus zu setzen und danach mit den gewünschten Abfrageparametern die Abfrage zu starten. z. B.: A%, %20, >25 usw. Um in eines der Vormate zu gelangen ist es einfach nur notwendig im rechten oberen Teil des Bildschirmes die gewünschte Periode auszuwählen. Darunter sieht man die Dimensionszuordnung der ausgewählten Lohnart. In der untersten Zeile der Maske sieht man sofort noch der Abrechnung das errechnete Brutto mit den errechneten Abzügen und den errechneten Auszahlungsbetrag.
In der Bruttoerfassung können folgende Funktionen wie in der Nettoabrechnung jedoch immer nur für einen einzelnen Dienstnehmer gestartet werden.
Alle Tickets, die in der Spalte Tickettyp bereits aufscheinen, sind bereits aktive Tickets. Mit einem Klick auf die Schaltfläche 'DN-Ticket' über der Spalte Tickettyp steigen Sie direkt in das Programm Dienstnehmer Ticket ein, sofern für den aktuell ausgewählten Dienstnehmer ein Ticket existiert. Gibt es für den Dienstnehmer kein aktives Ticket erfolgt kein Einstieg und man erhält eine Meldung: 'Es gibt kein aktives Ticket für diesen Dienstnehmer'
Nach Anklicken der Schaltfläche 'Übernahme Fixbezüge', werden die gespeicherten Lohnarten aus den Fixlohnarten des Dienstnehmers automatisch, für den aktuellen Dienstnehmer, in die Bruttoerfassung übernommen.
Die Fixbezüge werden immer nur für das aktuell ausgewählte Monat übernommen. Wurden die Fixbezüge bereits einmal übernommen, müssen diese zuerst händisch gelöscht werden bevor Sie neu übernommen werden können. Fixbezüge können nur automatisch übernommen werden, wenn der Status des Dienstnehmers 'abrechnen' oder 'ohne Bezüge' ist.
Die Voraussetzung um diese Funktion verwenden zu können ist, dass im Unternehmenscockpit in der Tab-page 'Periodische Lohnarten' definiert ist, wann bzw. welche Lohnarten übernommen werden sollen. Um die richtigen Lohnarten in diese Berechnung einbeziehen zu können muss in der Lohnartenregeldefinition definiert werden von welchen Lohnarten bei der Berechnung ausgegangen werden soll. Ist von einem aktuellen Monatswert in der Bruttoerfassung auszugehen, muss zuerst die Schaltfläche 'Übernahme Fixbezüge' gewählt werden. Die periodischen Lohnarten werden immer nur für das aktuell ausgewählte Monat übernommen.
Wurden die periodischen Lohnarten bereits einmal übernommen, müssen diese zuerst händisch gelöscht werden bevor Sie neu übernommen werden können. Periodische Lohnarten können nur automatisch übernommen werden, wenn der Status des Dienstnehmers 'abrechnen' oder 'ohne Bezüge' ist.
Mit der Schaltfläche 'Detail' steigen Sie direkt in das Programm Dienstnehmercockpit ein und können dort noch Ergänzungen oder Änderungen am Dienstnehmerstamm vornehmen. Solange das Dienstnehmercockpit geöffnet ist, ist das Abrechnungscockpit gesperrt.
Gewisse Änderungen bewirken eine automatische Aufrollung der Abrechnung. Wie und welche Attribute automatische Rollungen hervorrufen entnehmen Sie dem Leitfäden Automatische Rollungen.
Diese Änderungen von vergangenen Jahren wirken sich maximal bis zum Ende des aktuell ausgewählten Jahres aus. Die Änderungen wirken sich daher NICHT jahresübergreifend aus.
Mit dieser Schaltfläche können Bezüge von Netto auf Brutto hochgerechnet werden.
Nach Eingabe des Zielbetrages und der gewünschten Lohnarten, kann mit Klick auf die 'Ausführen'-Schaltfläche die Hochrechnung gestartet werden. Eine Nettohochrechnung kann nur Bruttobezugslohnarten oder Abzugslohnarten.
Erhält man bei der Hochrechnung die Meldung: 'Netto konnte nicht ermittelt werden' wurde versucht eine Lohnart hochzurechnen, die nicht für eine Hochrechnung geeignet war. Konnte das Netto nicht auf den Cent genau ermittelt werden erhalten Sie beim Hochrechnen folgende Meldung: 'Netto konnte nach x Versuchen nicht exakt ermittelt werden' – Der ermittelte Wert ist dann trotzdem für die Berechnung heranzuziehen, im Auszahlungsbetrag erhält man dann eine Differenz von wenigen Cents.
Durch Anklicken der roten 'Return'-Schaltfläche wird der aktuell ausgewählte Dienstnehmer, ab den ausgewählten Monat auf Status 'abrechnen' gesetzt.
Steht der Dienstnehmer bereits auf Status 'abrechnen' oder 'ohne Bezüge' wird diese Schaltfläche grau hinterlegt und ein weiteres Anklicken bleibt ohne Auswirkung. Steht der Dienstnehmer auf Status 'abrechnen' oder 'ohne Bezüge' wird die 'Abrechnen'-Schaltfläche mit einen blauen Hakerl
Durch Anklicken der mit dem Hakerl gekennzeichneten Schaltfläche kann für die ausgewählten Dienstnehmer die Nettoabrechnung gestartet werden.
Wurde die Abrechnung durchgeführt, erscheint die 'Return'-Schaltfläche neben der Nettoabrechnung in roter Farbe und die 'Abrechnen'-Schaltfläche wird grau hinterlegt. Ein weiteres Anklicken dieser Schaltfläche bleibt ohne Auswirkung.
Eine Änderung in den Eingabelohnarten kann nur durchgeführt werden wenn die obgenannte Schaltfläche angeklickt wird und somit die Bruttoerfassung wieder freigeschalten wird (d. h. der Dienstnehmer wieder den Status 'abrechnen' erhält). Erhält man nach Abrechnen des Dienstnehmers eine Warnung: 'Abr. 01-31.08.2004/09: W: Es existieren x Dienstnehmer ohne Gemeinde' oder eine ähnliche Meldung, dann wurden Dienstnehmer mit mangelhaft gewarteten oder fehlenden Instituten abgerechnet.
Zum Erfassen von variablen Bezügen muss man sich in den Bezugsblock stellen. Ein Erfassen von Fixbezügen ist nur möglich, wenn der Dienstnehmer den Status 'abrechnen' besitzt.
Lohnart: In der Spalte Lohnart können mit Hilfe der Auswahlliste die gewünschten Lohnarten ausgewählt werden.
Kostenstelle: In der Spalte Kostenstelle wird automatisch, die im Dienstnehmercockpit hinterlegte Kostenstelle vorgegeben. Sollte eine ausgewählte Lohnart einer anderen Kostenstelle zugeordnet werden, müsste die vorgegebene Kostenstelle im Dimensionsblock überschrieben werden.
Anzahl/ Std/ Std.Satz/ Betrag: Diese Spalten müssen je nach Eingabekennzeichen der jeweiligen Lohnart ausgefüllt werden.
Nach Durchführung der Nettoabrechnung der einzelnen Dienstnehmer werden in der Summenzeile im unteren Bildschirmteil die einzelnen Felder (Brutto/SV lfd/ SV SZ/ Lst lfd/ Lst SZ/ sonst. Abz. und Netto) ausgefüllt.
Somit ist nach jeder Nettoabrechnung sofort der jeweilige Auszahlungsbetrag ersichtlich.
Beim Aufruf eines Dienstnehmers wird automatisch der aktuelle Monat in dem sich der Betrieb bzw. der Dienstnehmer zurzeit befindet angezeigt.
Will man auf ein vergangenes Monat zugreifen müssen folgende Arbeitsschritte befolgt werden.
Aufruf des gewünschten Dienstnehmers
Im rechten oberen Bildschirmteil werden dadurch die vorhandenen Abrechnungsläufe angezeigt.
Durch anklicken mit der Maus wird jener Abrechnungslauf (Monat) ausgewählt, in dem die Änderung durchgeführt werden soll.
Dadurch werden die Bruttobezüge des ausgewählten Monats angezeigt
Sollen Eingabelohnarten geändert werden, muss zuerst die Nettoabrechnung geöffnet werden (wie im laufenden Monat) – dann kann eine Änderung im Eingabeblock durchgeführt werden.
Soll eine Änderung in den Stammdaten vorgenommen werden, muss jetzt über den Button mit der 'Lupe' auf das Dienstnehmer Cockpit durchgestiegen werden. Jetzt kann eine Änderung von Stammdaten (z. B.: Pendlerpauschale, Alleinverdiener, Lohnsteuertabelle usw. durchgeführt werden)
Nach Durchführung der gewünschten Änderungen muss gespeichert werden
Im rechten unteren Teil des Bildschirmes wird durch die Erfassung der Eingabelohnarten eine automatische Aufteilung auf die hinterlegten Dimensionen durchgeführt. Im Feld 'Diff' wird jener Betrag angezeigt, der noch keine Dimensionszuordnung besitzt.
Beim Aufruf der Maske wird das Lohnkonto des zuletzt ausgewählten Dienstnehmers angezeigt. Wurden kurzfristig noch Daten in der Bruttoerfassung geändert und abgerechnet, ist es vorher noch notwendig auf die Schaltfläche 'Aktualisieren' zu klicken.
Nach Auswahl des Jahres und des Monats im rechten Block kann man sich das gesamte Lohnkonto, in der Mitte der Maske, des Dienstnehmers am Bildschirm ansehen. Im linken Teil der Maske kann man noch sehen welche Lohnarten welche Dimensionen zugeordnet sind. Beim Aufruf des Lohnkontos wird auch automatisch in der unteren Maskenrand, wie in der Bruttoerfassung, das sofortige Ergebnis des Monats.
Diese Detailansicht zeigt bei welchen Abrechnungsläufen welche Abrechungszeiträume des ausgewählten Dienstnehmers angesprochen bzw. geändert wurden. Nach Auswahl des Jahres und des Monats erhält man eine Übersicht über seine durchgeführten Abrechnungsläufe (wurden keine Rollungen durchgeführt erhält
Diese Detailansicht zeigt bei welchen Abrechnungsläufen welche Abrechungszeiträume angesprochen bzw. geändert wurden. Nach Auswahl des Jahres und des Monats des ausgewählten Unternehmen erhält man eine Übersicht über die im Unternehmen durchführten Abrechnungsläufe (wurden keine Rollungen durchgeführt erhält man nur einen Lauf). Bei mehreren Läufen kann man sich das detaillierte Lohnkonto vor (erster Lauf) und nach den weiteren Abrechnungsläufen (alle anderen Läufe) ansehen.