Berichtscockpit

Das Berichtscockpit ist jenes Programm, mit dem Berichte angelegt, editiert und ausgegeben werden.

Übersicht

In der Übersicht werden alle vorhandenen Berichte für das aktuelle Geschäftsjahr mit Datum und Versionsnummer (alphanumerischer Wert möglich) angezeigt. Um einen Bericht zu bearbeiten bzw. auszugeben markieren Sie den gewünschten Bericht und klicken Sie auf die Lupe um zur Detailansicht zu gelangen.

Report

In der Registerkarte 'Report' befinden sich alle Funktionalitäten, die für die Erstellung und Bearbeitung eines professionellen Bilanzberichts erforderlich sind.

Unter der Buttonleiste werden Name und Version des Berichts angezeigt. Das Feld Version ist alphanumerisch und dient dazu gleichartige Berichte mittels der Version zu unterscheiden.

Die Button Leiste im oberen Bereich der Maske beinhaltet in der Reihenfolge von links nach rechts folgende Funktionalitäten:

Die Button-Leiste im linken Bereich der Maske beinhaltet in der Reihenfolge von oben nach unten folgende Funktionalitäten:

Vorschau

Die Vorschau befindet sich rechts neben der Button Leiste. Markieren Sie einen Knotenpunkt in der Baumstruktur und wählen Sie das gewünschte Layout. Im Vorschaufenster werden die zu dem markierten Knotenpunkt gehörenden Berichtselemente angezeigt.

Structure

Im linken Bereich des Fensters wird die Struktur des ausgewählten Berichts angezeigt. Um den Bericht in seiner Struktur optimal darzustellen wurde eine Baumstruktur gewählt. Die Knotenpunkte der Struktur können entweder geöffnet (dargestellt durch ein Minuszeichen) oder geschlossen sein (dargestellt durch ein Pluszeichen).

Sollte die Strukturanzeige nicht automatisch aktualisiert werden, so kann diese mit aktualisiert werden.

Der Bilanzbericht verwendet folgende Ebenen und der dazugehörigen, verfügbaren Layouts:

Der Block auf Ebene 2 entspricht in etwa einem Abschnitt in einem Textverarbeitungsprogramm, dh. pro Seitenfolge im Hoch- bzw. Querformat kann ein eigener Kopf- bzw. Fußbereich gestaltet werden. Aus diesem Grund stehen auf Ebene 3 wiederum Layouts für Kopf- und Fußzeilen zur Verfügung.

Die Layouts auf den einzelnen Berichtsebenen beinhalten die Informationen, die für die Ausgabe des Berichts notwendig sind, und müssen deshalb in jedem Bericht eingebunden sein. Bei der Neuanlage eines Berichts werden diese Pflichtelemente bereits fix vorgegeben.

Typischerweise benötigt eine Berichtstruktur folgende Elemente:

Unter dem Block können folgende Berichtselemente, dh jene Elemente die die eigentlichen Inhalte des Berichts darstellen, eingebunden werden:

• Textzeilen

• Listen

• Tabellen

• Grafiken (in folgenden Versionen)

Textzeilen

Textzeilen können mit jeweils nur unter einem Block eingefügt werden. Dazu markieren Sie ein Berichtselement in der Baumstruktur, die Textzeilen werden dann nach diesem Element in den Bericht eingefügt. Wird ein Block markiert, dann werden die Textzeilen automatisch an die letzte Stelle des Blocks gereiht.

Nach dem Einfügen wählen Sie mit Hilfe des Drop-Down im unteren Bereich das gewünschte Layout. Die gewünschten Layout Typen können Sie selbst anlegen/ändern.

Nach dem Einfügen erscheint im rechten Bereich ein Editor, wo der gewünschte Text eingegeben werden kann. Mit Doppelklick oder Strg + E erhalten Sie den gewohnten Editor, der größer als das Standard Fenster dargestellt ist. Der Text kann wie in einem Textverarbeitungsprogramm editiert werden. Alle Zeilenumbrüche und Leerzeilen werden so dargestellt, wie im Texteditor eingegeben.

Einfache Formatierungen wie Fett, Unterstrichen können mittels sog. Layout Variablen dargestellt werden.

Listen

Listen werden mit ebenfalls unter Blöcken eingefügt. Zwei verschiedene Arten von Listen können eingebunden werden:

• BWL-Berichte aus der Finanzbuchhaltung

• Eigendefinierte Listen aus den Listendefinitionen

BWL-Berichte

Da im Grundumfang bereits ein großer Umfang von vordefinierten BWL-Berichten vorhanden ist, sind diese Listen ebenfalls im Bilanzbericht mit dem Namen 'BWL mit/ohne Dimensionen'.

Eigendefinierte Listen

Diese Listen können im Bereich Listendefinitionen selbst definiert werden und arbeiten mit vorgefertigten Sichten auf die Datenbank.

Zum Einfügen einer Liste markieren Sie ein Element in der Baumstruktur, die Liste wird nach diesem Element in den Bericht eingefügt.

Nach dem Einfügen erscheint im rechten Bereich der Listenbereich. Gehen Sie diesen Listenbereich von oben nach unten schrittweise durch:

• Wählen Sie zuerst die Liste aus der Auswahlliste. Für BWL-Berichte aus der Finanzbuchhaltung wählen Sie BWL mit/ohne Dimensionen. Die eigentliche Gliederung bzw. Spaltendefinition wird dann erst bei den Listenparametern ausgewählt. Eine einmal getroffene Listenauswahl kann nicht geändert werden. Es muss die bestehende Liste gelöscht und neu eingefügt werden.

• Wählen Sie ein Layout. Hinweis: es kann nur jenes Format gewählt werden (Liste im Hoch- oder Querformat), welches mit dem Bereich Seitenfolge im Hoch- oder Querformat korrespondiert. Die gewünschten Layout Typen können Sie selbst anlegen/ändern.

• Listenparameter: Klicken Sie auf den Button Listenparameter und ein Zusatzfenster wird geöffnet, welches alle Parameter für die eingebundene Liste enthält. Für jeden Parameter ist standardmäßig ganz rechts ein Drop-Down Symbol vorhanden. Sollte bei einem Parameter keine Auswahl vorgesehen sein, so erhalten Sie dazu eine Meldung.

• Bezeichnung der Liste: Geben Sie eine Bezeichnung ein, diese erscheint in der Baumstruktur

Tabellen

Tabellen können mit jeweils nur unter einem Block eingefügt werden. Dazu markieren Sie ein Berichtselement in der Baumstruktur, die Tabelle wird dann nach diesem Element in den Bericht eingefügt. Wird ein Block markiert, dann wird die Tabelle automatisch an die letzte Stelle des Blocks gereiht.

Nach dem Einfügen wählen SSie mit Hilfe des Drop-Down im unteren Bereich das gewünschte Layout. Die gewünschten Layout Typen können Sie selbst anlegen.

Nach dem Einfügen erscheint im rechten Bereich der Tabellenbereich:

• Geben Sie eine Bezeichnung für die Tabelle ein. Diese wird in der Baumstruktur angezeigt.

• Wählen Sie ein Layout. Die gewünschten Layout Typen können Sie selbst anlegen/ändern.

• Tabellendefinitionen: Klicken Sie auf den Button Tabellendefinitionen und ein Zusatzfenster wird geöffnet. Füllen Sie die einzelnen Felder wie folgt aus:

• Spalte: Nummerieren Sie die Spalte (1,2 ,...)

• Datentyp: Wählen Sie jenen Datentyp (Zeichen, Zahlen, Datum Kennzeichen) der zu den Dateninhalten dieser Spalte passt.

• Überschrift 1: 1. Zeile der Spaltenüberschrift

• Überschrift 2: 2. Zeile der Spaltenüberschrift

• Länge: beschreibt die Spaltenbreite, diese muss als Faktor eingegeben werden. Der Faktor ist der Anteil dieser Spalte an der Gesamtbreite der Tabelle (= 180 mm), die im Layout 'Tabelle' festgelegt ist. Es empfiehlt sich die Spaltenbreite ebenfalls in mm anzugeben

• Format: derzeit noch nicht verfügbar

• Summe: Für Zahlenspalten können hier die Funktionen Summe, Durchschnitt, Minimum und Maximum angezeigt werden.

• Tabellenwerte: Klicken Sie auf den Button Tabellenwerte und die eigentliche Tabelle wird geöffnet. Hier können Sie die Tabellenwerte eingeben.

Einfügen von Variablen

Variablen werden verwendet um einen höheren AutomatiSierungsgrad bei den im Bilanzbericht eingebundenen Informationen zu erreichen.

Markieren Sie die Stelle im Text, an der Sie die Variablen einfügen möchten. Die Variable wird mit eingefügt. Es wird ein Assistent geöffnet, der Sie schrittweise zur Einbindung der Variable führt. Grundsätzlich müssen folgende Schritte ausgeführt werden, dies kann aber je nach Variablen Art variieren:

• Wählen Sie eine Variablen Art aus.

• Wählen Sie die Variable selbst aus.

• Geben Sie eine Eingabeaufforderung ein (nur bei Eingabe Variablen)

• Geben Sie einen Variablennamen ein

Nach Durchlaufen aller Schritte wird dann die Variable an die markiere Stelle im Text gesetzt. Es erscheint der Variablenname in spitze Klammern gesetzt.

Folgende Variablen-Arten stehen zur Verfügung:

• Konstanten: sind konstante Daten wie Datums oder Zeiträume zu Geschäftsjahr, Berichtszeitraum, etc.

• Eingabe Variablen: sind Variablen, die verwendet werden, um den Benutzer des Berichts Informationen gesammelt abzufragen und an die gewünschte Stelle des Berichts zu setzen. Eingabevariablen gibt es zu Datums-, Text- und Numerischen Werten.
  
  Gebündelt angezeigt werden diese Variable in der Registerkarte Ausgabe, wo der Benutzer diese Variablen Zeile für Zeile eingeben kann. Die eingegeben Werte werden dann an die Stelle angedruckt, an die diese Eingabevariable im Bericht gesetzt wurde.

• Seitennummerierung: hier können automatisch die aktuelle Seitenzahl und die gesamte Seitenanzahl angedruckt werden

• Layout Variablen: dienen dazu vom Layout des aktuellen Blocks abweichende einfache Formatierungen, wie fett, kursiv, unterstrichen, etc. zu erhalten. Wählen Sie die gewünschte Layout-Variable und schreiben Sie den zu formatierenden Text zwischen die beiden in den Text gestellten Variablen. Bsp: <FETT>Muster</FETT> - lässt das Wort Muster im Ausdruck als fett erscheinen.

• Externe Bilddatei: ermöglicht das Einbinden einer Grafik in den Bericht (derzeit noch nicht verfügbar).

• Unternehmensdaten: druckt Stammdaten aus der Unternehmensstruktur des aktuellen Mandanten an (Name, Adresse, etc.). Hinweis: Diese Daten müssen in der Unternehmensstruktur vorhanden sein.

• Institutsdaten: druckt Institutsdaten des aktuellen Mandanten aus der Unternehmensstruktur an. Geben Sie dazu das Kürzel des Institutstyps (zB: BK, FA, etc.) und die Instituts-Kontoart (zB: FAST, UID, etc.) ein. Hinweis: Diese Daten müssen in der Unternehmensstruktur vorhanden sein.

• Kennzahlen: ermöglicht die Einbindung von einzelnen Kennzahlen. Geben Sie das Kürzel der Kennzahl ein. Hinweis: Die Kennzahlen müssen in Definitionen FIBU/Kennzahlen  definiert sein.

Alle Variablen die im Bericht eingebunden sind, werden in der Registerkarte Variablen angezeigt.

Anlegen eines neuen Berichts

Das Anlegen eines neuen Berichts erfolgt in der Registerkarte 'Report' mit . Es öffnet sich ein Assistent, der Sie in wenigen Schritte durch zum neuen Bericht führt. Den Assistenten können Sie jederzeit mit der Beenden-Schaltfläche links unten beenden. Die Pfeil rechts Schaltfläche bringt Sie einen Schritt weiter, mit der Pfeil links-Schaltfläche kommen Sie einen Schritt zurück.

• Wählen Sie eine eine der drei Optionen leerer Bericht (notwendige Mindeststruktur wird angelegt), von Berichtsdefinition oder Unternehmensbericht

• Neuer, leerer Bericht: Geben Sie Name, Version, Beginndatum und Endedatum des Berichts an

• von Berichtsdefinition: Wählen Sie eine Berichtsdefintion aus der Liste. Geben Sie Name, Version, Beginndatum und Endedatum des Berichts an

• Unternehmensbericht: Wählen Sie im linken Fensterbereich ein Unternehmen, von dem Sie den Bericht kopieren wollen. Wählen Sie aus dem rechten Fensterbereich den gewünschten Bericht dieses Unternehmens. Geben Sie Name, Version, Beginndatum und Endedatum des Berichts an.

Sowohl im Quellunternehmen als auch im Zielunternehmen müssen gleichlautende Layouts angelegt sein.

Löschen eines Berichts oder von Berichtselementen

Das Löschen eines Berichts erfolgt in der Registerkarte Report. Stellen Sie den Cursor in den Berichtsnamen. Löschen Sie den Bericht mit dem roten Kreuz für Datensatz löschen. Nach einer Sicherheitsabfrage, die Sie mit 'Ok' bestätigen, ist der Bericht dann gelöscht.

Das Löschen von einzelnen Berichtselementen erfolgt in der Registerkarte Report. Markieren Sie in der Baumstruktur jenen Knotenpunkt oder jenes Berichtselement, das Sie löschen wollen. Mit dem roten Kreuz für Datensatz löschen werden das markierte Element und alle in der Struktur darunter liegenden Berichtselemente gelöscht. Nach einer Sicherheitsabfrage, die Sie mit 'Ok' bestätigen, ist das Berichtelement dann gelöscht.

Variablen

In der Registerkarte Variablen befinden sich gesammelt alle Variablen, die im aktuellen Bericht verwendet werden. Angezeigt wird neben der Art der Variablen auch wie oft diese Variable im Bericht verwendet wird. Falls die Variable zusätzlich noch Parameter mitführt, so werden diese im unteren Bereich angezeigt.

Mit dem Button 'Variable in den Berichtstext kopieren' können bereits einmal verwendete Variablen sehr leicht in andere Teile des Berichtes eingebunden werden: Gehen Sie in der Registerkarte zu der Stelle des Berichts, wo Sie die Variable einbinden wollen. Wechseln Sie dann in die Registerkarte Variablen und markieren die gewünschte Variable. Mit Klick auf den Button wird die Variable. eingebunden.

Ausgabe

Für die Ausgabe eines Berichts wählen Sie aus dem Dropdown Menü den gewünschten Bericht. Wenn Sie gerade einen Bericht bearbeiten, dann wird dieser in der Registerkarte 'Ausgabe' automatisch vorgeschlagen.

Falls Eingabevariablen im Bericht eingebettet sind, drücken Sie auf den Button 'Eingabevariablen' anzeigen. Machen Sie in der Tabelle der Eingabevariablen die entsprechenden Angaben, um den Bericht zu vervollständigen. Diese Angaben werden dann an den dafür vorgesehenen Stellen im Bericht eingefügt.

Als nächstes wählen Sie das gewünschte Layout für diesen Bericht. In der Registerkarte 'Layout'  können Sie das vorhandene Layout bearbeiten oder ein neues anlegen.

Als nächstes wählen Sie die gewünschte Ausgabeart; hier stehen Ihnen pdf und html zur Verfügung. Das pdf-Format ist die Standardausgabeart, mittels html können Sie ihre Berichte im Internet publizieren bzw. den Bericht als html in einem Textverarbeitungsprogramm öffnen und weiterbearbeiten.

Layout

In der Registerkarte 'Layout' haben Sie die Möglichkeit ein vorhandenes Layout zu bearbeiten, oder auch neue Layouts anzulegen. Markieren Sie im Feld Layout das zu bearbeitende Layout. Zwischen den Layouts blättern können Sie mit den Datensatzschaltflächen bzw Pfeil rauf/Pfeil runter auf der Tastatur.

Bearbeiten Sie die einzelnen Spalten jeweils von links nach rechts, dh wählen Sie zuerst den gewünschten Layout Typ aus der ersten Spalte. Danach wählen Sie die vorhandene Unterart, danach die Eigenschaftsgruppe und danach die entsprechende Eigenschaft. Im Feld Wert wählen Sie den gewünschten Wert aus der Auswahlliste aus oder geben diesen händisch ein.

Folgende Eigenschaftsgruppen befinden sich standardmäßig in jedem Layout Typ:

Um ein neues Layout anzulegen, klicken Sie im oberen Bereich auf die nächste leere Zeile, geben dem Layout einen Namen und speichern dieses ab.

Um ein vorhandenes Layout zu löschen, markieren Sie das Layout im oberen Bereich und verwenden das rote Kreuz für Datensatz löschen.

Nach einer Sicherheitsabfrage, die Sie mit 'Ok' bestätigen, ist das Layout mit allen Eigenschaften gelöscht.

Layout Typen

In dieser Registerkarte finden Sie Layout Typen, die standardmäßig für die Erstellung eines Berichts vorgesehen sind. Zusätzlich ist es möglich abweichende Layout Typen zu definieren. Dazu klicken Sie in eine Zeile und betätigen das grüne Plus für einen neuen Datensatz. Folgende Eingaben werden noch benötigt:

• Layout Typ: Geben Sie eine Bezeichnung ein

• ID: Geben Sie einen Code (ID) ein

• Typ: Wählen Sie aus der Auswahlliste einen Typ die Liste dieser Typen ist im System fix hinterlegt

• Seq: Geben Sie eine Zahl für die Anzeigereihenfolge ein

• Num: derzeit noch nicht verfügbar

• Inh: Markieren Sie die Checkbox, wenn es sich um einen Layout Typ für ein Inhaltsverzeichnis handelt

Kopieren

Im Register 'Kopieren' können Berichte sowohl ein- als auch ausgelesen werden. Das Kopieren kann entweder über den Zwischenspeicher oder über eine Datei erfolgen. Wählen Sie im entsprechenden Berech, ob Sie einen Bericht ein- oder auslesen wollen. In jedem Fall geben Sie das gewünschte Layout an.

Bei der Option 'Zwischenspeicher' kann jeweils nur ein Bericht gleichzeitig kopiert werden. Es kann nur jeweils jener Bericht eingelesen werden, der sich gerade im Zwischenspeicher befindet.

Bei der Option 'Datei' öffnet sich bei Betätigen des Drop-Down Menüs das Dialogfenster Speichern für die Ausgabe bzw. das Dialogfenster 'Öffnen' für das Einlesen. Der Bericht wird als .dat-Datei gespeichert. Stellen Sie sicher, dass dieser Dateityp auf ihrem PC angelegt ist (dies können Sie im Windows-Explorer unter Extras/Ordneroptionen/Register Dateityp überprüfen).