Monatsabschluss Checkliste

Durch lückenhafte Wartung der Stammdaten (Dienstnehmer, Lohnarten, Institute usw.) sowie durch unsachgemäße Bedienung des Programms kann es bei den einzelnen 'Monatsauswertungen' zu erheblichen Differenzen kommen.

Fast alle dieser Differenzen können vom Anwender selbst rasch behoben werden, wenn man bestimmte Checks VOR einem Monatsabschluss durchführt.

Diese Kontrolltätigkeiten sind hier in Kurzform (Checkliste) zusammen gefasst. Benötigen Sie genauere Informationen über die Durchführung, wechseln Sie über die Hyperlinks in den Leitfaden Monatsabschluss - Detail. Dort finden Sie dann auch die Tips zur Beseitigung ev. aufgetretener Differenzen.

• Kontrolle ob alle Dienstnehmer abgerechnet wurden mit Hilfe
  der Maske 'Abrechnungscockpit'
  des Reports 'Abrechnungsläufe'
  des Reports 'Nettolohnausweis'

• Kontrolle des Buchungsbeleges
  besteht Soll/Haben-Gleichheit?
  ist der Buchungsbeleg nach Kostenstellen korrekt?
  Stimmen die Abgabenlisten mit dem Buchungsbeleg überein?

• Überweisungen Dienstnehmer kontrollieren
  stimmt die Summe des Zahlungslaufs mit dem Auszahlungsbetrag am Buchungsbeleg überein?
  stimmt die Summe der Überweisungen mit dem Auszahlungsbetrag am Lohnkonto überein?
  stimmt die Summe der Dienstnehmerüberweisungen mit der Banküberweisungsliste überein?
  gibt es eine Barauszahlungsliste, die die Differenz zwischen Überweisungen und Buchungsbeleg ergibt? Wenn ja - ist Barauszahlung bei diesen Dienstnehmern korrekt?

• Überweisungen Dienstgeber kontrollieren
  stimmen die Abgaben mit Buchungsbeleg, Abgabenlisten und Beitragsnachweisung überein?

• Beitragsnachweisung kontrollieren
  stimmt die Summe der Beitragsnachweisung(en) mit Zahlungsverkehr, Buchungsbeleg, Jahreslohnkonto überein?
  Gibt es mehrere Beitragsnachweisungen müssen diese vor dem Vergleich addiert werden.
  Gibt es vorauseilende SV-Beiträge für Folgemonate, müssen diese vor dem Vergleich vom Buchungsbeleg abgezogen werden.
  Gibt es vorauseilende SV-Beiträge von Vormonaten, müssen diese vor dem Vergleich zum Buchungsbeleg addiert werden.
   

Wurden alle Punkte durchgeführt und bringen korrekte Ergebnisse, so kann der Monatsabschluss durchgeführt werden.
In der Praxis hat es sich bewährt, nach dem Monatsabschluss - bevor noch Rollungen oder andere Tätigkeiten durchgeführt werden - die Fixbezüge des neuen Monats für alle Dienstnehmer zu übernehmen.